Comment améliorer sa marque employeur grâce au processus d’offboarding ?

Le départ d’un collaborateur - qu’il soit volontaire ou non - est souvent un instant délicat, à la fois pour celui qui s’en va, mais aussi pour son équipe et plus généralement pour son entreprise.

Si les grandes structures sont pour la plupart bien rodées sur ce sujet et sur la façon de le traiter avec intelligence, les PME et startups s’avèrent parfois moins sensibilisées et peuvent commettre certaines erreurs dommageables pour l’expérience collaborateur.

Meilleure marque employeur, rétention, qualité de vie au travail, productivité en hausse : une stratégie d’onboarding idéale promet toutes ces merveilles.

Voici un article pour vous donner tous les éléments nécessaires à la mise en place d’un processus de débarquement de salarié.

Offboarding : de quoi s’agit-il et pourquoi faut-il s’en préoccuper ?

L’offboarding ou “débarquement” en français n’est autre que le processus mis en place lors du départ d’un collaborateur. Cela peut être causé par de multiples raisons :

• Départ à la retraite
• Licenciement
• Fin de contrat CDD ou intérim
• Démission
• Rupture conventionnelle
• Etc.

Il peut s'agir d’une période relativement sensible et il convient de faire son maximum pour qu’elle se déroule dans les meilleures conditions. Un offboarding réussi peut éviter des problèmes beaucoup plus sérieux, tels qu’un manque de sécurité des données de l’entreprise, du désengagement chez vos collaborateurs restants, des difficultés à recruter ou des coûts de recrutement plus élevés par rapport à la concurrence, entre autres exemples. Vous l’aurez saisi, l’accompagnement du départ doit être soigné au même titre que la fidélisation des collaborateurs et de l’onboarding. Sur un marché des talents tendu, notamment dans les entreprises technologiques, rien ne peut être laissé au hasard pour trouver ses futures perles.

En plus d’être un allié précieux dans la guerre des talents, l’offboarding vous permettra d’en apprendre beaucoup sur vous et de vous améliorer en tant qu’entreprise. Dans une logique de culture du feedback, vous pourrez comprendre ce qui a éventuellement coincé et mettre en place des actions pour évoluer positivement. Le management est-il assez bon ? Avez-vous surchargé votre collaborateur de travail ? Avez-vous suffisamment communiqué sur les motivations de l’entreprise ou trop compté sur la motivation autonome ? Comment a-t-il perdu son enthousiasme ? Manquait-il de flexibilité ? Était-ce lié à vous ou à sa vie et ses aspirations privées ? La collecte de ces informations est une mine d’or, à la fois pour améliorer la vie de vos collaborateurs actuels, pour soigner votre marque employeur et apporter une vraie considération au salarié qui quitte l’entreprise.

Enfin, rappelons que s’il y a quelques dizaines d’années encore, les carrières dans la même entreprise étaient souvent longues, aujourd’hui, les mœurs ont changé. Rester toute sa vie dans la même entreprise n’est plus la norme et s’apprêter au départ régulier de collaborateurs via l’édification d’un processus adapté n’est qu’un signe de bon sens.

Les points clés d’un processus d’offboarding qui améliorera l’expérience des collaborateurs

Si le concept et les enjeux liés au processus d’offboarding sont maintenant clairs, il reste encore à savoir comment agir pour créer le vôtre ! Fort heureusement, nous vous avons concocté une liste des mises en place les plus essentielles pour accompagner le départ d’un salarié.

Communiquer sur le départ du collaborateur

Une fois la nouvelle d’un départ apprise, vous devez très vite en informer les différentes personnes qui seront touchées par cet au-revoir. Les membres de l’équipe du collaborateur, les partenaires, les clients (qui sont en contact régulier avec lui) : tous devront avoir le temps de se faire à l’idée, de poser leurs questions sur la nouvelle organisation, etc. Concernant les clients, le mieux sera que le salarié qui s’en va explique qu’il quittera l’entreprise à telle date, tout en conservant une certaine confidentialité sur les raisons de son départ. Expliquer qu’on est licencié pour des raisons économiques pourrait ternir l’image que se fait le client de l’entreprise.

Dans le cas d’un départ précipité - qui n’aura pas laissé le temps à l’entreprise de trouver quelqu'un pour reprendre le poste - c’est encore plus essentiel. Vos équipes pourront actionner leur réseau professionnel et personnel pour vous aider à trouver une nouvelle personne. Les collaborateurs restants pourront aussi s’organiser pour prendre en charge les missions du poste vacant et se préparer à cette période de forte implication dans l’entreprise.

Ne pas aller trop vite et ne pas négliger l’humain

S’il est primordial d’informer les différentes parties concernées par le sujet, il est tout aussi important de ne pas couper le dialogue et le travail avec l’employé qui va partir. Ce dernier doit rester productif et dans le bain de l’entreprise jusqu’à son dernier jour. Si l’employé a décidé de voguer vers d’autres aventures, rappelez-vous que ce n’est pas personnel ! Des tonnes de motivations légitimes peuvent déclencher un changement de poste, il ne s’agit pas d’une trahison. Votre comportement doit rester aussi bienveillant et inchangé qu’avant l’annonce. Seules les informations pratico-pratiques correspondant à une période qui ne le concerna plus pourront ne pas lui être dispensées. Il reste un membre de l’équipe actif jusqu’au dernier jour et un ancien membre apprécié de l’équipe après. Comme dans tous les autres pans d’une vie, il vaut mieux encourager les personnes à s’épanouir et à accomplir leurs projets que de les retenir sans raison objective, ce qui les fera fuir sans jamais se retourner. Aussi, même si la décision ne vous arrange pas, tâchez de rester juste et de le garder intégré jusqu’à son dernier jour. Si l’entreprise est un échange de bons procédés, rappelons que rien ne pourrait fonctionner convenablement sans de vraies relations humaines mêlant respect, bienveillance et considération.

Gérer les différents accès et récupérer le matériel

La sécurité des données de votre entreprise doit être une préoccupation constante. La fuite d’informations sensibles ou l’accès à certains logiciels - non désirés - peuvent avoir des conséquences catastrophiques pour le développement général.

Phishing, espionnage industriel, chantage, vol… personne ne souhaite voir cela arriver. Que ce soit par son biais ou par celui de son appareil, l’employé qui s’en va représente une menace au niveau de la cybersécurité. Votre processus d’offboarding doit intégrer ce paramètre.

Aussi, il sera attendu que vous récupériez le matériel professionnel prêté (ordinateur, téléphone, tablette, etc.). Chez Fleet, nous vous permettons de louer du matériel informatique et du mobilier de bureau sans entacher votre trésorerie. Nous mettons également à disposition une plateforme de gestion (le Cockpit) qui vous permet de gérer les assignations d’appareils en quelques clics, d’en commander de nouveaux et de simplifier ainsi vos processus d'onboarding et d'offboarding.

Dans le même registre, il sera nécessaire de supprimer tous ses accès aux logiciels et outils utilisés par votre entreprise. Concernant sa messagerie professionnelle, nous vous conseillons de la laisser active pendant 2 mois avec un mail automatique envoyant vers un collaborateur restant. Des opportunités pourraient venir par ce canal. Tâchez cependant de changer le code pour que l’ex-salarié n’y ait plus accès. Les accès physiques tels que les badges devront également être récupérés.

Enfin, il vous faudra récupérer - sauf arrangement spécifique - le véhicule de fonction et autre bien prêté par l’entreprise dans le cadre des fonctions de l’employé.

Clôturer la partie administrative sans le moindre quiproquo !

Cela va de soi, mais vous devez absolument vous quitter en bons termes d’un point de vue administratif et financier. Vérifiez que tout est bien payé et dans les délais. Il n’y a rien de pire pour l’image qu’une entreprise qui met des mois à verser le dernier salaire ou ses indemnités.

Prenez le temps de clôturer tous les dossiers, que ce soit du côté formation, mutuelle ou RH. Enfin, quand c’est possible, montrez-vous proactif dans la recherche d’emploi du salarié, que ce soit via une lettre de recommandation, une recommandation directe ou l’acceptation d’un appel avec le futur employeur.

Préparer la transition entre le salarié en départ et celui qui prendra son poste

Dans le cadre d’une rupture conventionnelle, par exemple, l’entreprise a parfois le temps de trouver un remplaçant pour le poste. Il peut être intéressant de briefer le collaborateur en partance sur le fait qu’il devra former son remplaçant. Dans l’éventualité où aucun candidat n’aurait encore été trouvé, vous pouvez assigner à la personne qui quitte l’entreprise de préparer un document avec toutes les informations nécessaires pour simplifier la prise de poste du nouveau salarié.

Assurez-vous que le collaborateur est à l’aise avec l’idée de transmettre et de former. Si l’ambiance est au rouge, il faudra sans doute procéder autrement. Pendant que le poste sera vacant, votre équipe devra sans doute engranger plus de travail. Tâchez de la valoriser convenablement et de lui apporter toute la considération qu’elle mérite tout en précisant que la situation est temporaire (quand c’est le cas).

Faire un dernier entretien humain et complet

Il serait dommage de survoler le dernier entretien qui est bien souvent une opportunité fantastique pour comprendre l’autre. Profitez-en pour créer un échange sincère et humain, sans jugement, pour récolter toutes les informations qui pourraient vous intéresser. Encore une fois, rappelez-vous qu’il n’y a bien souvent rien de personnel et profitez-en pour encourager l’ex-employé dans ses projets et objectifs futurs.

Restez en contact et gardez la porte ouverte

Si vous avez suivi toutes ces pistes, l’entreprise comme le salarié devraient pouvoir continuer le cœur léger et sans aucune rancune. Dans un cas comme celui-la, n’hésitez pas à garder le contact ! Une invitation à un événement, un coup de fil trimestriel, un repas d’entreprise, un petit mail… Entre les possibilités de recrutement boomerang (recruter un ex-salarié) et le fait qu’il puisse devenir un ambassadeur pour vous et coopter des candidats, il représente une pierre fantastique dans la construction de votre marque employeur.

Organiser un pot de départ

Rappelez-vous que chacun a besoin de reconnaissance et qu’organiser un petit événement - quand les conditions le permettent - peut être l’occasion de montrer votre gratitude pour le travail effectué.

Créer un rétroplanning de toutes ces étapes

Chaque entreprise est différente et il conviendra d’adapter ces étapes pour les faire correspondre à votre culture et vos fonctionnements. Néanmoins, pour éviter de passer à côté d’étapes essentielles, pensez à concevoir un rétroplanning et une checklist pour que votre processus d’offboarding soit concret et formalisé.

Peu à peu, les actions s'opèreront naturellement et vous pourrez l’adapter à chaque départ pour vous rapprocher toujours plus de l’offboarding parfait.