Alquiler de mobiliario de oficina: una forma inteligente de gestionar sus gastos

No es ningún secreto que la compra de equipos informáticos y mobiliario de oficina representa un presupuesto importante para las empresas, sobre todo cuando están empezando.

Y es difícil reducir esta partida de gastos, dada la importancia de proporcionar equipos de calidad para la comodidad y productividad de los empleados.

Por ello, muchas empresas optan por el renting en lugar de la propiedad. En otras palabras, han decidido pasar de Capex a Opex. ¿Es realmente una buena idea? ¿Cuándo conviene hacerlo? ¿Cuáles son las ventajas del leasing frente a la compra? En este artículo te lo contamos todo.

Renting de equipos de oficina: definición

El renting de material de oficina consiste en pagar una quota (mensual, trimestral, etc.) a cambio de material (ordenadores, mesas, tablets, cabinas insonorizadas, etc.). Aunque existen fórmulas de renting a muy corto plazo, aquí nos interesa más el renting a medio y largo plazo.

Además de poner a disposición los equipos, las empresas de renting suelen ofrecer toda una serie de servicios de asistencia. Cambio de equipos informáticos cada 36 meses, gestión de equipos antiguos, mantenimiento, reparaciones, cesión, gestión de flotas, etc., son servicios que se pueden encontrar en la oferta de renting de Fleet, por ejemplo.

Las ventajas del renting de mobiliario de oficina profesional

Optar por el renting de equipos de oficina ofrece numerosas ventajas. Veamos algunas de ellas:

Un claro alivio para su tesorería

La primera ventaja clara e indiscutible de tener un renting de equipos de oficina en lugar de comprarlos es, por supuesto, el alivio que supone para la tesorería de su empresa. Comprar sillas de calidad, mesas ergonómicas, ordenadores y otros equipos puede convertirse rápidamente en una inversión importante. Aunque sólo sea para una PYME o una start-up con 10 empleados.

Además, cualquier avería en los equipos es también responsabilidad de la empresa. E incluso si el equipo está cubierto por una garantía, no hay que olvidar las molestias que conlleva, ni los costes humanos que habrá que prever para tomar todas las medidas necesarias.

El renting le permite acceder a equipos de oficina profesionales, adaptados a las necesidades individuales, sin gastar miles o incluso decenas de miles de euros. Mantener una sólida posición de tesorería permite a las empresas estar más cerca de sus clientes y aprovechar las oportunidades que puedan surgir.

Mayor flexibilidad

Además, existe un interesante paralelismo: las cantidades que paga por el renting cambian en función de sus necesidades, sin que sienta ninguna diferencia fundamental.

En general, podemos suponer que sus costes de renting estarán en consonancia con su éxito, o casi. Su dotación de renting sólo puede disminuir si tiene que retirar algunos equipos por diversas razones, como una reestructuración. Esta flexibilidad, y la libertad que le da, no son argumentos insignificantes para las empresas que empiezan, evolucionan y experimentan grandes cambios en sus primeros años de vida.

Benefíciese de los últimos equipos y transmítalos a los demás

Al igual que ocurre con el renting de automóviles, el renting de equipos de oficina suele ir acompañado de una oferta para actualizar su flota cada X meses. 36 meses en Fleet. Esto significa que sus empleados siempre tendrán acceso a equipos de alto rendimiento, sin que usted tenga que cambiar nada.

El confort, la ergonomía y el rendimiento son cuestiones clave para quienes desean mantener una alta productividad. En esta espiral, la provisión de equipos de última generación también será positiva para sus indicadores de calidad de vida en el trabajo y marca del empleador.

Para concluir sobre este punto, no olvidemos que renovar su flota significa que ya no tendrá que preocuparse de revender los equipos que necesite cambiar. La energía y la organización que conlleva cada cambio no serán una carga sobre sus hombros, como tampoco lo será la depreciación financiera de los equipos por obsolescencia. Una vez que el equipo se ha utilizado durante todo el periodo especificado, la empresa de renting se hace cargo de la flota. Es la empresa la que se hará cargo del futuro de los equipos antiguos, buscando las mejores vías de futuro: una segunda vida en el mercado reacondicionado, una transferencia a una organización benéfica y/o su envío a un centro de reciclaje.

Contribuir a la economía de uso y limitar el impacto medioambiental

Hacer renting también significa entrar en la "economía del uso", de la que hablamos con más detalle en un artículo anterior.

Ya no se trata de pagar por tener, sino por usar. Este cambio de perspectiva permite coordinar mejor las necesidades de todos. No puede sino animar a los fabricantes a centrarse en la calidad y la durabilidad.

Por último, por su forma de funcionar, la economía de la funcionalidad reduce el impacto medioambiental al evitar el uso excesivo de materias primas.

Una ventaja fiscal que puede merecer la pena

Al desplazar el coste de sus equipos informáticos de Capex a Opex, su empresa se beneficiará lógicamente de una reducción de impuestos, ya que parte del beneficio que habría declarado si hubiera comprado es ahora menor gracias al coste del renting.

Delegue parte de sus necesidades de recursos humanos

Digan lo que digan, la gestión de un parque, ya sea de equipos informáticos o de mobiliario, siempre implica costes humanos. Ya sea la gestión de las garantías en caso de problemas, la gestión de la cesión de equipos, la reventa y recompra, la logística...

Trabajar con una empresa de renting le permite limitar su implicación y beneficiarse de una asistencia en todos estos ámbitos. El tiempo que ahorra gracias a la racionalización de los procedimientos le permite centrarse en lo esencial: actuar en su sector de actividad y aprovechar al máximo sus conocimientos técnicos.

¿Cuándo conviene hacer renting de equipos de oficina?

Como habrá deducido, las ventajas del renting son reales y pueden hacer que se anime rápidamente a hacerlo, pero antes de dar el paso, recuerde sopesar los pros y los contras. Algunos tipos de empresa se beneficiarán más del renting que otros.

Esto es especialmente cierto en el caso de las PYME y las empresas de nueva creación. En general, necesitan mucha liquidez para crecer lo antes posible y disponen de pocos recursos humanos para dedicarse a estas cuestiones. Podríamos añadir que suelen ser sensibles al impacto medioambiental y a menudo desean utilizar equipos de alto rendimiento para maximizar la productividad de sus empleados.

En cambio, las PYME suelen disponer de un departamento encargado de estas cuestiones, una política de asignación precisa y muchos recursos para gestionar la logística de reventa o compra de equipos. Si bien puede seguir mereciendo la pena pasarse a la economía de uso, tendrán que tomarse el tiempo de calcularlo con mucho más detalle, ya que las repercusiones financieras no son las mismas.

En cualquier caso, lo importante es sondear sus necesidades y realizar un balance coste/beneficio, como en cualquier operación, antes de decidir si comprar o realizar un renting de equipos informáticos.

¿Cómo elegir el equipo y el servicio de renting adecuados? Aquí tiene nuestros consejos!

¿Sigue aquí? Probablemente porque el renting es un tema clave para su empresa. También en este caso, antes de lanzarse con la cartera extendida, aquí tiene algunos consejos para elegir su equipo, y también su agencia de renting.

¿Cómo contratar el equipo adecuado?

Al igual que ocurre con los vinilos de fin de vida útil, probablemente estemos divagando: tienes que sondear tus necesidades. Aunque los productos Apple sean populares entre muchos consumidores, por ejemplo, está claro que su potencia no es útil en todas las situaciones. Una agencia gráfica y de vídeo lo necesitará mucho más, dado su uso de software, que una agencia de redacción de contenidos, que generalmente utiliza software convencional, menos complejo.

Lo que es cierto para ordenadores, tabletas y equipos informáticos en general, también lo es para el mobiliario de oficina. ¿Necesita insonorizar su oficina? Si es así, ¿por qué no piensa en cabinas insonorizadas para que sus empleados puedan hacer llamadas sin molestar a sus compañeros? ¿Sus empleados pasan demasiado tiempo sentados? ¿Se quejan de dolores de espalda? ¿Por qué no pensar en escritorios que les permitan trabajar tanto sentados como de pie? ¿Y qué hay de las sillas a disposición de su personal: ergonómicas o no? ¿Dispone de una mesa adecuada en la sala de reuniones?

Haciéndote estas preguntas, pronto podrás elaborar una lista de control de tus necesidades y deseos (eso también cuenta), clasificándolos por orden de urgencia e importancia. Una vez que tenga esta lista de la compra en la mano, sólo tendrá que hablar con varias agencias para comparar sus ofertas.

¿Cómo elegir una empresa de renting? ¿Cuáles son los criterios?

Por supuesto, el precio será uno de los criterios que deberá comparar. Pero debe contraponerse a otros criterios, como las garantías, la asistencia ofrecida (mantenimiento, reparaciones, canje, flexibilidad del contrato, etc.), el impacto medioambiental, la calidad de los equipos, etc.

Todos estos factores le permitirán embarcarse en una asociación que le convenga perfectamente. Atención: el renting en lugar de la compra suele ser un camino de ida, ya que las ventajas son muchas.

Por eso es conveniente dedicar un poco de tiempo a estudiar el perfil de la empresa susceptible de convertirse en su socio, ya que su compromiso será por un periodo potencialmente largo.

¡Fleet ofrece un amplio catálogo de equipos informáticos y mobiliario de oficina para profesionales!

En Fleet te ofrecemos renting de equipos informáticos (tablets, ordenadores, smartphones y accesorios varios) y mobiliario de calidad profesional (sillas, mesas, escritorios, cabinas insonorizadas, etc.).

Nuestra oferta le da acceso a un software de gestión de flotas sencillo y fluido, capaz de gestionar la asignación de equipos, informar de averías (que reparamos sin coste adicional), realizar pedidos y emitir facturas.

Sus equipos se renuevan cada 3 años para mantenerlos en lo más alto de la gama. Tras su uso, se recuperan y se redistribuyen en el mercado, después de ser reacondicionados para limitar al máximo su huella de carbono, o se reciclan.

¿Le interesa? ¡Hablemos!