¿Cómo puedes mejorar tu marca de empleador a través del proceso de offboarding?

La salida de un empleado -voluntaria o no- suele ser un momento delicado, no sólo para la persona que se va, sino también para su equipo y, en general, para la empresa.

Mientras que la mayoría de las grandes organizaciones conocen bien este tema y saben cómo abordarlo con inteligencia, las PYME y las empresas de nueva creación a veces son menos conscientes de la cuestión y pueden cometer errores que perjudiquen la experiencia del empleado.

Mejor marca de empleador, retención, calidad de vida laboral, aumento de la productividad: una estrategia de incorporación ideal promete todas estas maravillas.

Aquí tienes un artículo que te dará toda la información que necesitas para poner en marcha un proceso de incorporación de empleados.

Offboarding: ¿qué es y por qué es importante?

El offboarding es el proceso que se pone en marcha cuando un empleado deja la empresa. Hay muchas razones para ello:

• Jubilación
• Despido
• Fin de contrato de duración determinada o temporal
• Dimisión
• Incumplimiento de contrato
• Etc

Puede tratarse de un periodo relativamente delicado, por lo que debe hacerse todo lo posible para que transcurra sin contratiempos. El éxito de la desvinculación puede evitar problemas mucho más graves, como la falta de seguridad de los datos de la empresa, la falta de compromiso de los empleados restantes, dificultades en la contratación o costes de contratación más elevados en comparación con la competencia, entre otros ejemplos.

Por lo tanto, como se habrá dado cuenta, hay que tener cuidado con el proceso de salida, tanto como con la retención y la incorporación de los empleados. En un mercado de talentos restringido, sobre todo en las empresas tecnológicas, no se puede dejar nada al azar cuando se trata de encontrar a sus futuras perlas.

Además de ser un aliado inestimable en la guerra por el talento, el offboarding le permitirá aprender mucho sobre sí mismo y mejorar como empresa. Como parte de una cultura de retroalimentación, podrá entender lo que puede haber ido mal y tomar medidas para hacer cambios positivos. ¿La gestión es suficientemente buena? ¿Ha sobrecargado de trabajo a sus empleados? ¿Le ha comunicado suficientemente las motivaciones de la empresa o ha confiado demasiado en la automotivación? ¿Cómo ha perdido su entusiasmo? ¿Le ha faltado flexibilidad? ¿Tenía que ver con usted o con su vida privada y sus aspiraciones?

Recopilar esta información es una mina de oro, tanto para mejorar la vida de sus empleados actuales como para mejorar su marca de empleador y mostrar una auténtica consideración por el empleado que deja la empresa.

Por último, conviene recordar que, si bien hace unas décadas las carreras en una misma empresa solían ser largas, las costumbres han cambiado. Permanecer toda la vida en la misma empresa ya no es la norma, y prepararse para la salida regular de los empleados estableciendo un proceso adecuado es simplemente una muestra de sentido común.

Los puntos clave de un proceso de incorporación que mejorará la experiencia del empleado

Aunque el concepto y los retos del proceso de desvinculación ya están claros, aún necesitas saber cómo crear el suyo propio. Afortunadamente, hemos elaborado una lista de los pasos más importantes que puede dar para facilitar la salida de un empleado.

Comunicar la salida de un empleado

Una vez conocida la noticia de la marcha de un empleado, debes informar rápidamente a las distintas personas que se verán afectadas. Miembros del equipo del empleado, socios, clientes (que estén en contacto habitual con el empleado): todos necesitan tiempo para hacerse a la idea, hacer preguntas sobre la nueva organización, etc. Por lo que respecta a los clientes, lo mejor es que el empleado que se marcha explique que dejará la empresa en tal o cual fecha, manteniendo cierta confidencialidad sobre los motivos de su marcha. Explicar que se le despide por motivos económicos podría empañar la imagen que el cliente tiene de la empresa.

En caso de marcha repentina -que no habrá dado tiempo a la empresa a encontrar a alguien que ocupe el puesto- esto es aún más esencial. Tus equipos pueden recurrir a sus redes profesionales y personales para ayudarle a encontrar una nueva persona. Los empleados restantes también pueden organizarse para asumir las tareas del puesto vacante y prepararse para este periodo de fuerte implicación en la empresa.

No vaya demasiado deprisa y no descuide el elemento humano

Si bien es fundamental informar a las distintas partes implicadas, es igualmente importante no cortar el diálogo y el trabajo con el empleado que se marcha. El empleado debe seguir siendo productivo e implicarse en la empresa hasta su último día. Si el empleado ha decidido emprender otras aventuras, ¡recuerde que no es nada personal! Hay montones de razones legítimas para cambiar de trabajo, pero no es una traición. Tu actitud debe seguir siendo tan benévola y sin cambios como antes del anuncio.

Sólo se le puede ocultar información práctica de una época que ya no le concierne. Sigue siendo un miembro activo del equipo hasta el último día y un antiguo miembro valioso del equipo después. Como en todos los demás ámbitos de la vida, es mejor animar a las personas a desarrollar y realizar sus proyectos que frenarlas sin ninguna razón objetiva, lo que provocará que huyan y nunca miren atrás.

Así que, aunque la decisión no te convenga, intenta ser justo y mantenerlos a bordo hasta el último día. Aunque los negocios sean un intercambio de cortesías, no olvidemos que nada podría funcionar correctamente sin unas verdaderas relaciones humanas que combinen respeto, benevolencia y consideración.

Gestión de accesos y recuperación de equipos

La seguridad de los datos de tu empresa debe ser una preocupación constante. La filtración de información sensible o el acceso a determinados programas -no deseados- pueden tener consecuencias catastróficas para el desarrollo global.

Phishing, espionaje industrial, chantaje, robo... nadie quiere que eso ocurra. Ya sea a través del empleado o de su dispositivo, el empleado que se marcha representa una amenaza en términos de ciberseguridad. Su proceso de offboarding debe tener esto en cuenta.

También deberás recuperar cualquier equipo empresarial en préstamo (ordenador, teléfono, tableta, etc.). En Fleet, te permitimos alquilar equipos informáticos y mobiliario de oficina sin afectar a su tesorería. También ponemos a tu disposición una plataforma de gestión (Cockpit) que le permite gestionar las asignaciones de equipos en unos pocos clics, solicitar nuevos equipos y simplificar tus procesos de incorporación y baja.

En la misma línea, deberás suprimir todo acceso a los programas y herramientas utilizados por tu empresa. En cuanto a tu correo electrónico de trabajo, te aconsejamos que lo dejes activo durante 2 meses, con un correo automático enviado a un colega restante. Podrían surgir oportunidades a través de este canal. No obstante, intenta cambiar el código para que el exempleado ya no tenga acceso a él. También habrá que recuperar el acceso físico, como las tarjetas de identificación.

Por último, a menos que hayas llegado a un acuerdo específico, tendrás que recuperar el coche de empresa y cualquier otro bien prestado por la empresa como parte de las funciones del empleado.

¡Cerrar la parte administrativa sin el menor malentendido!

No hace falta decirlo, pero es absolutamente necesario que te vayas en buenos términos desde el punto de vista administrativo y financiero. Comprueba que todo se ha pagado y a tiempo. No hay nada peor para tu imagen que una empresa que tarda meses en pagarte el último sueldo o las prestaciones.

Tómate el tiempo necesario para cerrar todos los expedientes, ya sean de formación, mutua o RRHH. Por último, siempre que sea posible, se proactivo en la búsqueda de empleo del empleado, ya sea mediante una carta de recomendación, una recomendación directa o aceptando una llamada del futuro empleador.

Preparar la transición del empleado saliente al nuevo

En el caso de una rescisión contractual, por ejemplo, a veces la empresa dispone de tiempo para encontrar un sustituto para el puesto. Puede merecer la pena informar al empleado saliente de que tendrá que formar a su sustituto. En caso de que aún no se hayas encontrado un candidato, puedes pedir a la persona que deja la empresa que prepare un documento con toda la información necesaria para facilitar la incorporación del nuevo empleado al puesto.

Asegúrate de que el empleado se siente cómodo con la idea del traspaso y la formación. Si el estado de ánimo es rojo, probablemente tendrás que hacer las cosas de otra manera. Mientras el puesto esté vacante, es probable que tu equipo tenga que hacer más trabajo. Intenta valorarlos adecuadamente y darles toda la consideración que merecen, dejando claro al mismo tiempo que la situación es temporal (cuando lo sea).

Una entrevista final humana y completa

Sería una pena saltarse la última entrevista, que suele ser una oportunidad fantástica para entender a la otra persona. Aprovéchala para crear un intercambio sincero y humano, sin juicios, para recopilar toda la información que pueda interesarte. Una vez más, recuerde que a menudo no se trata de nada personal, y aproveche para animar al ex empleado en sus planes y objetivos futuros.

Mantén el contacto y la puerta abierta

Si has seguido todas estas pautas, tanto la empresa como el empleado deberían poder seguir adelante con tranquilidad y sin resentimientos. En un caso así, no dudes en mantener el contacto. Una invitación a un evento, una llamada telefónica trimestral, una comida de empresa, un correo electrónico rápido... Entre las posibilidades de reclutamiento boomerang (contratación de un ex empleado) y el hecho de que pueden convertirse en embajadores de su empresa y cooptar candidatos, representan un elemento fantástico de su marca de empleador.

Organice una fiesta de despedida

Recuerda que todo el mundo necesita reconocimiento y que organizar un pequeño evento -si las condiciones lo permiten- puede ser una oportunidad para mostrar su gratitud por el trabajo realizado.

Cree un calendario para todas estas etapas

Cada empresa es diferente y tendrás que adaptar estas etapas a su cultura y su forma de trabajar. No obstante, para no saltarse etapas esenciales, piensa en elaborar un calendario y una lista de comprobación para que tu proceso de offboarding sea concreto y esté formalizado.

Poco a poco, las acciones se desarrollarán de forma natural, y podrás adaptarlas a cada salida para acercarte cada vez más a un offboarding perfecto.