Optimisez votre trésorerie en optant pour la location de votre mobilier de bureau

Ce n’est un secret pour personne : l’achat de matériel informatique et de mobilier de bureau représente un budget conséquent pour les entreprises, notamment quand elles démarrent.

Et ce poste de dépense est difficile à diminuer, tant on sait qu’il est primordial de mettre à disposition du matériel de qualité pour le confort et la productivité de ses salariés.

Face à ce constat, nombreux sont ceux qui se tournent aujourd’hui vers la location d’équipement plutôt que la possession. Autrement dit, elles ont décidé de basculer ce poste de la case Capex à Opex. Est-ce vraiment une idée judicieuse ? Dans quels cas faut-il se lancer ? Quels sont les avantages du leasing plutôt que de l’achat ? Faisons le point dans cet article.

Location de matériel de bureau : définition

La location, ou leasing, de matériel de bureau consiste à payer un loyer (mensuel, trimestriel, etc.) en échange d’une mise à disposition de matériel (ordinateurs, bureaux, tablettes, cabines insonorisées, etc.). S’il existe des formules de location de très courte durée, nous nous intéresserons ici davantage au leasing à moyen-long terme.

Au-delà de la mise à disposition du matériel, les entreprises de location offrent généralement tout un accompagnement autour du produit. Changement du parc informatique tous les 36 mois, gestion de l’ancien matériel, entretiens, réparations, assignation, gestion de flotte, etc., sont autant de services qu’on peut trouver dans l’offre leasing de Fleet, par exemple.

Les avantages de la location de mobilier de bureau professionnel

Opter pour le leasing de matériel de bureau permet de profiter de nombreux avantages. Voyons sans attendre desquels il s’agit :

Un soulagement clair de votre trésorerie

Le premier avantage clair et indiscutable, quand on choisit la location de matériel de bureau plutôt que son achat, c’est bien entendu le soulagement opéré sur la trésorerie de l’entreprise. L’achat de chaises de qualité, de bureaux ergonomiques, d’ordinateurs et de matériels divers… tout cela peut vite devenir un investissement non négligeable. Ne serait-ce que pour une PME ou une start-up de 10 salariés.

Qui plus est, le dysfonctionnement du matériel est également à charge de l’entreprise. Et même si ce dernier est couvert par une garantie, on ne peut gommer les tracas engendrés, ni les coûts humains qui seront à prévoir pour effectuer toutes les démarches.

Pencher pour le leasing, c’est accéder à du matériel de bureau professionnel, adapté aux besoins de chacun, sans se délester de plusieurs milliers, voire plusieurs dizaines de milliers d’euros. Conserver une trésorerie forte permet aux entreprises d’être plus proches et de saisir des opportunités qui pourraient s’offrir à elles.

Une plus grande flexibilité

Par ailleurs, on peut observer un parallélisme intéressant : les montants payés pour la location évoluent en fonction de vos besoins, sans que vous ressentiez une différence fondamentale.

On peut en effet considérer, globalement, que vos dépenses locatives seront alignées sur la courbe de votre succès, ou presque. Votre enveloppe leasing ne peut que diminuer si vous êtes amené à supprimer quelques matériels, pour diverses raisons, comme une restructuration par exemple. Cette flexibilité - et la liberté qui en découle - sont des arguments non-négligeables pour des entreprises qui démarrent, évoluent et peuvent changer de façon importante dans les premières années de leur vie.

Profiter et faire profiter d’un matériel dernier cri

Comme pour le leasing automobile, la location de matériel de bureau est souvent accompagnée d’une offre qui permet de rénover sa flotte tous les X temps. 36 mois chez Fleet. Cela permet à vos salariés de disposer constamment d’un matériel performant, sans que cela change quelque chose pour vous.

Confort, ergonomie et performances sont des enjeux clés pour qui veut conserver une productivité de taille. Dans cette spirale, la mise à disposition de matériel dernier cri sera également positive pour vos indices de qualité de vie au travail et de marque employeur.

Pour conclure sur ce point, n’oublions pas que le renouvellement de votre parc permet de ne plus avoir à vous soucier de la revente du matériel à changer. L’énergie et l’organisation que chaque mutation implique ne pèseront pas sur vos épaules, de même que la dépréciation financière du matériel pour cause d’obsolescence. Une fois utilisé durant toute la période prévue, l’entreprise de location récupère la flotte. C’est elle qui va prendre le futur de l’ancien matériel à bras-le-corps, en cherchant les meilleures pistes : une seconde vie sur le marché du reconditionné, un transfert au profit d’une association et/ou l’envoi vers une filière de recyclage.

Participer à l’économie d’usage et limiter l’impact environnemental

Se lancer dans la location, c’est aussi mettre un pied dans l’économie d’usage dont nous avons parlé plus en détails dans un article précédent.

Il n’est plus question de payer pour posséder, mais bien pour utiliser. Ce basculement des perspectives permet de mieux coordonner les besoins de chacun. Il ne peut qu’encourager les constructeurs à miser sur la qualité et la durabilité.

Enfin, de par son fonctionnement, l’économie de fonctionnalité réduit l’impact environnemental en évitant une sur-utilisation de ressources premières.

Un avantage fiscal qui peut se révéler intéressant

En passant les frais liés à votre équipement de bureau de Capex à Opex, votre entreprise bénéficiera logiquement d’une baisse des impôts, puisqu’une partie du bénéfice qui aurait été déclaré si vous aviez acheté, est maintenant moindre grâce aux frais de la location.

Déléguer une partie de vos besoins humains

Quoi qu’on en dise, la gestion d’une flotte - que ce soit de matériel informatique ou de mobilier - représente toujours des coûts humains. Que ce soit au niveau de la gestion des garanties lors de problèmes, de la gestion de l’assignation du matériel, de la revente et du rachat, de la logistique…

Passer par une entreprise de location permet de limiter votre implication et de profiter d’une aide sur tous ces sujets. Le temps gagné par l’allègement des procédures vous permet de rester focus sur l’essentiel : performer dans votre secteur d’activité et maximiser l’usage de votre savoir-faire.

Dans quelles circonstances faut-il opter pour le leasing de matériel de bureau ?

Vous l’aurez saisi : les avantages de la location sont réels et peuvent rapidement donner envie, mais avant de se lancer, pensez tout de même à peser le pour et le contre. Certains types d’entreprises bénéficieront davantage des bienfaits du leasing que d’autres.

Les PME et les startups sont particulièrement dans ce cas. Généralement, elles ont un besoin important de trésorerie pour croître le plus vite possible et peu de moyens humains à mobiliser sur ces sujets. On peut ajouter qu'elles sont généralement sensibles à l’impact environnemental et souhaitent bien souvent mettre un matériel de grande performance pour maximiser la productivité de leurs collaborateurs.

A contrario, à partir des ETIs, il y a souvent un pôle chargé de ces affaires, une politique d’assignation précise et beaucoup de moyens pour gérer la logistique liée à la revente de matériel ou à son achat. S’il peut tout de même être intéressant de passer à l’économie d’usage, elles devront prendre le temps de calculer cela dans un détail bien plus grand, les répercussions financières n’étant pas les mêmes.

Dans un cas comme dans l’autre, l’important est de sonder ses besoins et de réaliser une balance coûts/bénéfices, comme pour n’importe quelle opération, avant de pencher pour l’achat ou la location d’équipement de matériel informatique.

Comment bien choisir son matériel et son service de leasing ? Nos astuces !

Vous êtes encore là ? C’est sans doute parce que la location représente bel et bien un sujet d’enjeu pour votre activité. Là encore, avant de vous jeter à corps perdu et portefeuille tendu, voici quelques conseils pour choisir votre matériel, mais aussi votre agence de location.

Comment louer le matériel qu’il vous faut ?

Comme un vinyle en fin de vie, nous radotons sans doute : vous devez sonder vos besoins. Si les produits Apple font de l'œil à beaucoup de consommateurs, par exemple, il est clair que leur puissance n’est pas utile dans tous les cas de figure. Une agence de graphisme et de vidéo en aura bien plus besoin, étant donné son utilisation de logiciels, qu’une agence de rédaction de contenu, qui utilise généralement des logiciels conventionnels et moins complexes. Le trait est volontairement grossier, mais vous avez compris !

Ce qui est vrai pour les ordinateurs, les tablettes et globalement tout le matériel informatique, l’est aussi pour le mobilier de bureau. Votre local a-t-il besoin d’un espace insonorisé ? Si oui, pourquoi ne pas penser aux cabines insonorisées pour que vos salariés passent des calls sans incommoder leurs collègues ? Vos collaborateurs passent-ils trop de temps assis ? Se plaignent-ils de douleur de dos ? Pourquoi ne pas réfléchir aux bureaux qui permettent de travailler assis et debout ? Et quid des sièges mis à la disposition de vos collaborateurs : ergonomiques ou non ? Avez-vous une table qui correspond à vos attentes dans la salle de réunion ?

En vous posant ces diverses questions, vous serez vite capable de dresser une check-list de vos besoins et de vos envies (ça compte aussi) en les classant par ordre d’urgence et d’importance. Une fois cette liste de course dans la main, il ne vous restera plus qu’à aller en discuter avec plusieurs agences pour comparer leurs offres !

Comment choisir le loueur ? Quels sont les critères ?

Bien entendu, le prix sera l’un des critères que vous devrez comparer. Mais il devra être mis en face d’autres critères, tels que les garanties, l’accompagnement proposé (entretien, réparations, reprise, flexibilité du contrat, etc.), l’impact environnemental, la qualité des équipements, etc.

Ce sont tous ces éléments qui vous permettront de vous lancer dans une collaboration qui vous conviendra parfaitement. À noter : la mise en place de la location plutôt que de l’achat est bien souvent un chemin sans retour, tant les avantages sont nombreux.

Il est donc judicieux de prendre un peu de votre temps pour considérer le profil de l’entreprise susceptible de devenir votre partenaire, puisque votre engagement portera sur une période possiblement importante.

Fleet met à disposition un large catalogue de matériel informatique et de mobilier de bureau pour les professionnels !

Chez Fleet, nous vous proposons le leasing de matériel informatique (tablettes, ordinateurs, smartphones et divers accessoires) et de mobilier de qualité professionnelle (chaises, tables, bureaux, cabines insonorisées, etc.).

Notre offre vous donne accès à un logiciel de gestion de flotte simple et fluide, capable de gérer les assignations du matériel, de reporter les pannes (que nous réparons sans frais supplémentaires), de réaliser les commandes, de donner les factures.

Votre matériel est renouvelé tous les 3 ans pour rester dans le haut du panier. Après usage, il est repris et redistribué sur le marché, après passage en reconditionnement, pour une limitation maximale de l’empreinte carbone ou recyclé. D’un autre côté, nous proposons également une offre de leaseback avec tous les mêmes avantages !

Intéressé ? Discutons-en !