Sibill

September 2026. De IT-desk van Sibill in Milaan verzorgde in één maand tussen de 20 en 25 onboardings van nieuwe medewerkers. Dat betekende zo'n twintig laptops om te bestellen, in ontvangst te nemen, in te schrijven en uit te reiken. Nieuwe medewerkers brengen hun eerste twee of drie dagen op kantoor door, dus elk apparaat moet op dag één op het bureau staan en werken.

Twee jaar eerder telde het bedrijf 30 mensen. En één persoon op IT.

Die persoon is Enea Marcantoni, die in oktober 2024 bij Sibill begon, precies toen het aannemen op gang kwam. Sibill telt nu zo'n 140 mensen. De laptops waarmee het bedrijf groeide, zijn nooit gekocht.

Sibill is het Italiaanse AI-platform voor het financiële, administratieve en boekhoudkundige beheer van bedrijven en accountantskantoren.

Uitdaging: elke MacBook vooraf kopen had de kas leeggetrokken

Elke laptop direct betalen was nooit houdbaar voor een startup die zo snel aanneemt als Sibill. Daarom koos het bedrijf voor IT-lease. De vloot bestaat nu uit zo'n 60 MacBook Air en 40 MacBook Pro. Groeien van 30 naar 140 mensen en dat allemaal vooraf kopen, was volgens hem "een waanzinnig bedrag" geweest.

Voordat Enea kwam, regelde een van de medeoprichters, die ook het productteam leidt, de apparaten. Machines werden gekocht waar het uitkwam, meestal op online marktplaatsen. Sommige waren Macs. Andere draaiden op Windows, waaronder refurbished laptops van twijfelachtige kwaliteit die naar sales gingen.

Die aanpak liep op meerdere plekken tegelijk vast. De configuratie die Sales en Customer Support nodig hadden, een 13-inch MacBook Air met 16 GB, was vaak niet op voorraad. Een week wachten verpest een onboarding, dus het alternatief was een te zware machine en een hogere rekening. Smartphones hadden hetzelfde probleem: Customer Success en Sales gebruiken een instapmodel Galaxy A-smartphone, en bestellingen van 10 tot 20 identieke toestellen waren lastig te vervullen. Onopzettelijke schade en diefstal waren niet gedekt, tenzij Sibill betaalde voor een apart plan. En een gemengde Mac- en Windows-vloot maakte van elke installatie maatwerk.

Waarom Fleet: de twee dingen die andere aanbieders misten

Sibill had geen eerdere leverancier om mee te vergelijken, alleen losse aankopen zonder support en zonder onboardingproces. De aanbieders van laptoplease die het bekeek, schoten elk tekort op een van twee punten. Sommige hadden geen fatsoenlijk platform. Andere boden geen bescherming tegen onopzettelijke schade en diefstal.

Uiteindelijk gaf de klik de doorslag.

"Fleet leek een jong, dynamisch bedrijf, een beetje zoals wij, in plaats van de gebruikelijke corporates. Dus gaven we Fleet ons vertrouwen." Enea Marcantoni, Sibill

De echte test kwam na de ondertekening. Samen met Fleet heeft Sibill zijn laatste 10 tot 15 Windows-machines uitgefaseerd en is het overgestapt op een volledig Apple-vloot.

Oplossing: een volledig Apple-vloot die zichzelf regelt

Elke nieuwe Mac komt al ingeschreven binnen

Door te standaardiseren op Apple werkt Apple Business Manager bij Sibill.

• Apparaten komen supervised binnen, met de MDM en de benodigde tools automatisch uitgerold via zero-touch deployment. In het begin ging de inschrijving niet altijd goed. Vandaag komt volgens Enea 90% van de apparaten al ingeschreven in Apple Business Manager binnen.
• Op kantoor haalt de IT-collega van Sibill de laptop op en de installatie loopt vanzelf. Geen niet-standaard machines meer die van nul af geconfigureerd moeten worden.
• Een kleine reservevoorraad vangt last-minute aanwervingen, kapotte toetsen en omgestoten koffie op.

Drie klikken, één handtekening

Een laptop bestellen kost bij Sibill nu drie klikken.

• Het Fleet-platform is gesynchroniseerd met de Google Workspace van Sibill. IT kiest het apparaat, vult het afleveradres in en plaatst de bestelling.
• Het contract komt binnen, een medeoprichter tekent, en voor IT is de klus geklaard.
• Apparaten zijn bijna altijd op voorraad. Is een model uitverkocht, dan is er een gelijkwaardige optie: Enea's voorbeeld is een Galaxy A17 in plaats van een ontbrekende Galaxy A16.

Zes laptops in een stapel rugzakken

Tijdens de borrel voor de verjaardag van het bedrijf werden enkele teamleden bestolen: een stapel rugzakken verdween uit de locatie. Daarin zaten vier MacBook Air en twee MacBook Pro. Ze kwamen puur door geluk terug, dankzij agenten in burger die toevallig in de buurt waren.

Voor Enea had de andere versie van die avond zes afgeschreven apparaten en dagen verloren werk betekend.

"We wisten dat we gedekt waren door de verzekering van Fleet, en we weten dat het opnieuw kan gebeuren nu het team groeit. Voor een bedrijf als het onze is bescherming tegen schade en diefstal essentieel." Enea, Sibill

Resultaten: de cash bleef in het bedrijf

Het cashbeheer is volgens Enea het grootste verschil. Dankzij lease kon Sibill groeien van 30 naar 140 mensen zonder kapitaal vast te zetten, en een eerste leaseback op apparaten die het al bezat, bracht cash terug. Finance hoeft laptops niet meer bij te houden als afschrijvende vaste activa of ze aan het eind van hun levensduur door te verkopen. Die taak, die Enea zwaar noemt, is verdwenen.

De tweede verandering is de vervanging. De oudere M2-machines van Sibill met 8 GB RAM lopen vast met tien Chrome-tabbladen open. De M4- en M5-modellen met 16 GB die het team nu gebruikt, worden over drie jaar vervangen, zonder iets te verkopen of af te schrijven.

Enea vat in drie punten samen wat lease oplevert. De gegarandeerde vervanging na drie jaar. Dekking bij schade en diefstal inbegrepen. Geen assetbeheer of doorverkoop aan het eind. Voor een snelgroeiende tech-scale-up zit daar volgens hem de waarde.

Voor en na

Wat komt er nu

Sibill verwacht eind 2026 zo'n 150 mensen te tellen, met verdere groei in 2027. Enea maakt zich geen zorgen over het volume. Als het team de afgelopen maanden met Fleet aankon, zegt hij, kan het ook snellere groei aan, zolang de servicekwaliteit blijft waar ze nu is. In het verleden kende de samenwerking een turbulente periode, veroorzaakt door enkele operationele misverstanden toen leveranciers nieuwe interne procedures invoerden. Nu noemt hij de relatie uitstekend.

Sibill gebruikt ook de acties van Fleet aan het einde van elk kwartaal om de reservevoorraad aan te vullen.

Het openstaande punt is inzicht in de verzending, en Enea is daar concreet over geweest:

• Bestelmails moeten naar een team-alias zoals de IT-desk gaan, niet alleen naar de persoon die de bestelling plaatste.
• Track & trace van GLS, UPS en DHL moet met frequente updates in het Fleet-platform binnenkomen.
• Medewerkers die thuis een apparaat ontvangen, moeten weten wanneer het aankomt, vooral remote medewerkers die vanuit een andere stad starten. Een collega die toen bij haar ouders in Toscane verbleef, hoorde van haar familie dat haar laptop al was aangekomen.

Als IT 's ochtends meteen weet dat er die dag vijf Macs op kantoor aankomen, kan de hele dag daaromheen gepland worden. Dat is het verzoek dat Sibill bij Fleet heeft neergelegd voor de volgende fase.

Snel aannemen gaat makkelijker als laptops je runway niet opeten. Boek een demo of lees meer klantverhalen.