De afschrijving van computers: hoe werkt het?

Hoe werkt de afschrijving van computers binnen een bedrijf? En wat als u uw apparatuur huurt? Aan welke termijnen moet u zich houden en welke valkuilen moet u vermijden? We gaan dit samen ontdekken in dit artikel.

Als u een ondernemer bent, is het in uw voordeel om zoveel mogelijk zakelijke kosten van uw omzet af te trekken. Het probleem: de wetgeving is vaak complex en zit vol uitzonderingen. Wees eerlijk, u heeft waarschijnlijk andere dingen te doen dan alle regels van de belastingdienst uit het hoofd leren. Toch kan het kennen van deze afschrijvingsregels u helpen om kasmiddelen te besparen die opnieuw in uw bedrijf geïnvesteerd kunnen worden.

Afschrijving: wat is dat? 📚

Laten we bij het begin beginnen. Wat is precies een afschrijving? (Blijf er even bij, het klinkt ingewikkeld, maar het is eenvoudiger dan u denkt).

Een afschrijving vertegenwoordigt het waardeverlies van een goed als gevolg van slijtage of veroudering. Dit kan te maken hebben met het gebruik, de tijd of technologische ontwikkelingen (een computer uit 2012 zal bijvoorbeeld niet zo krachtig zijn als een model uit 2019). De afschrijvingslast is het bedrag dat dit waardeverlies weergeeft en wordt voor elk boekjaar bepaald op basis van een vaste berekeningsmethode. Dit bedrag is aftrekbaar van de bedrijfswinst.

Om dit waardeverlies te compenseren, kunt u uw goed afschrijven, oftewel op uw resultaat boeken. Dit proces heet een boekhoudkundige afschrijving.

Lees ook het artikel “Top 5 boekhoudsoftware voor uw bedrijfsadministratie.” https://www.fleet.co/blog/logiciel-comptable-entreprise/

De afschrijving moet aan meerdere criteria voldoen:

• Alleen vaste activa kunnen worden afgeschreven;
• De gebruiksduur moet langer zijn dan één jaar;
• De aanschafwaarde moet gelijk aan of hoger zijn dan het actuele drempelbedrag dat de Belastingdienst jaarlijks vastlegt (let op: dit bedrag kan wijzigen, check de actuele grens bij je accountant).

Het doel van afschrijving is om het waardeverlies van een actief jaarlijks in de kosten van het bedrijf te verwerken, gedurende de gebruiksduur van het goed.

🛑 Let op, vaste activa ≠ kosten. Vaste activa verhogen de waarde van een bedrijf, maar kosten niet.

afbeelding: afschrijving computers

Afschrijving: Gebruiksduur van verschillende activa

Wat kan ik afschrijven?

Als bedrijf kunt u diverse zaken afschrijven. Voor u een nieuw actief aanschaft, is het belangrijk om te weten welke middelen afschrijfbaar zijn. In dit artikel richten we ons alleen op materiële (tastbare) afschrijvingen.

Afschrijfbare goederen zijn onder andere:

• Gebouwen
• Machines en industriële gereedschappen
• Vervoermiddelen
• Kantoormateriaal
• Informaticamateriaal (zoals computers)
• Meubilair

Als uw goed op deze lijst staat, moet u nu kijken naar de afschrijvingsduur. Omdat een goed na verloop van tijd in waarde daalt, verschilt deze duur tussen bijvoorbeeld industriële machines en computers.

Wat is de gebruiksduur van een afschrijving?

De gebruiksduur is vastgelegd in het Algemeen Boekhoudplan (PCG) en varieert al naargelang het type actief:

• Gebouwen: 20 tot 50 jaar
• Machines en industriële gereedschappen: 5 tot 10 jaar
• Vervoermiddelen: 4 tot 5 jaar
• Kantoormateriaal: 5 tot 10 jaar
• Informaticamateriaal: doorgaans 3 jaar (afhankelijk van beleid en technologische ontwikkelingen)
• Meubilair: 10 jaar

Let op: de exacte afschrijvingstermijn en restwaarde hangt af van actuele fiscale regels. Sinds 2023 zijn er in Nederland wijzigingen doorgevoerd rond afschrijvingstermijnen en investeringsaftrek, vooral rond duurzaamheid en circulaire economie. Check altijd de actuele regels of vraag advies aan je accountant.

Casestudy: Hoe werkt de afschrijving van computers? 💻

IT-materiaal wordt in een bedrijf doorgaans meerdere jaren gebruikt en kan kostbaar zijn, daarom is afschrijving interessant. De fiscale regels bepalen dat een computer of IT-voorziening meestal in 3 jaar moet worden afgeschreven, oftewel een afschrijvingspercentage van 33,33% per jaar. Na 3 jaar wordt de computer als afgeschreven en verouderd beschouwd. De meeste bedrijven vervangen hun computers dan ook elke drie jaar, wat overeenkomt met de gemiddelde levensduur. Gedurende deze 3 jaar kunt u de afschrijving als kost opvoeren.

Let op: Software wordt tegenwoordig vaak als SaaS (Software as a Service) afgenomen. Deze kosten zijn meestal direct als bedrijfskosten (operationele kosten) aftrekbaar, en worden niet afgeschreven. Alleen aangekochte software (niet-abonnementen) mag over 1 à 2 jaar worden afgeschreven.

💡 Hoe werkt de afschrijving van een computer? Stel, u schaft een computer aan voor €900 incl. btw, begin 2019. Aangezien deze in 3 jaar tijd moet worden afgeschreven: €900 / 3 = €300. Elk jaar kunt u €300 als bedrijfskosten opvoeren, wat uw belastbare winst verlaagt.

Er zijn verschillende afschrijvingsmethoden; we behandelen hier de lineaire. De degressieve methode is sinds 2021 niet meer toegestaan voor nieuwe (IT-)middelen, tenzij er een specifieke uitzondering van toepassing is.

Lineaire afschrijving van computer

afbeelding: lineaire afschrijving

Lineaire afschrijving houdt in dat u elk jaar een gelijk bedrag afschrijft. Dit is de meest gebruikte standaardmethode. Deze afschrijving is alleen mogelijk voor activa die langdurig in het bedrijf blijven, en dit actief moet op de balans worden meegenomen. Daarbij moet het goed in waarde verminderen door gebruik of veroudering.

Formule (lineair): afschrijvingsbasis x lineair percentage x dagen/360 = jaarlijkse afschrijving

• De afschrijvingsbasis is de brutowaarde (excl. btw + bijkomende kosten).
• Het percentage = 100% / gebruiksduur.
• De afschrijving start op de datum van ingebruikname, niet aankoop.
• Het jaarlijkse afschrijvingsbedrag blijft hetzelfde tijdens de hele periode.
• Begint u tussentijds? De eerste termijn telt mee naar rato van het aantal dagen (uitgangspunt: 30 dagen/maand, 360 dagen/jaar).

Voorbeeld: Afschrijvingsduur computer: 3 jaar ⇒ Percentage: 100% / 3 = 33,33% Aankoop op 3 juli 2019 voor €3.000:

• 2019: €3.000 × 33,33% × (181/365) = €521
• 2020: €3.000 × 33,33% = €990
• 2021: €3.000 × 33,33% = €990
• 2022: €3.000 × 33,33% × (184/365) = €499

Degressieve afschrijving van de computer

afbeelding: degressieve afschrijving

Update: Sinds 2021 is de degressieve afschrijving voor de meeste nieuwe bedrijfsmiddelen, waaronder IT-apparatuur, niet meer toegestaan in Nederland, tenzij er een specifieke uitzondering geldt of u onder een bijzonder fiscaal regime valt. In de praktijk betekent dit dat u voor computers vrijwel altijd de lineaire methode moet toepassen.

Wat te doen nadat uw computer is afgeschreven?

Na het afschrijven van uw computer heeft u als bedrijf meerdere opties:

• Bewaren: Werkt de computer nog, dan kunt u hem blijven gebruiken.
• Schenken aan medewerkers: In Nederland zijn hier specifieke regels voor. Over het algemeen geldt: als de waarde lager is dan €2.000 én het om een schenking zonder tegenprestatie gaat, hoeft de medewerker dit niet als loonvoordeel op te geven. Raadpleeg altijd de Belastingdienst of uw accountant voor de actuele stand van zaken.
• Verkopen: Stel, uw computer kostte €2.500 en is over 3 jaar (€833/jaar) volledig afgeschreven. De boekwaarde is dan nul. Verkoopt u hem voor €1.000, dan is dat een belastbare meerwaarde.
• Recyclen: U kunt de computer laten recyclen. Er bestaan gidsen hierover.

Wat als u computers huurt?

afbeelding: afschrijving computers

U kunt er ook voor kiezen computers te huren in plaats van aan te schaffen. In dat geval worden de maandelijkse betalingen als kosten geboekt, wat minder zwaar doorwerkt op uw balans en de uitgaven spreidt. Deze formule zorgt ervoor dat u cash vrijhoudt voor uw kernactiviteiten.

Omdat hard- en software snel veroudert, is huren interessant als u altijd over recente apparatuur wilt beschikken. Ook krijgt u vaak een volledige service: langdurige huur, support, garantie, en een online beheertool.

Voorbeeld: U heeft een hulp van BPI nodig en moet minstens €30.000 op de bedrijfsrekening hebben. Een stagiair heeft een laptop nodig. U wilt hiervoor niet €2.000 uitgeven, dus kiest u voor huur en spreidt u de kosten.

Conclusie

Gefeliciteerd! U weet nu alles wat u moet weten over de afschrijving van computers binnen een bedrijf.

Let op: Fiscale regels rond afschrijving, schenking en investeringsaftrek veranderen regelmatig. Sinds 2023 zijn er in Nederland enkele wijzigingen doorgevoerd in de fiscale regels rondom investeringsaftrek en de afschrijving van ICT-middelen, mede in verband met duurzaamheid en circulaire economie. Informeer altijd bij uw accountant naar de meest actuele richtlijnen en bekijk of u gebruik kunt maken van extra investeringsaftrek of subsidieregelingen bij aankoop van nieuwe en/of energiezuinige apparatuur.

Let ook op bij schenken aan medewerkers: Raadpleeg altijd de Belastingdienst of uw fiscalist voor de meest actuele stand van zaken.