Sibill

September 2026. Der IT-Desk von Sibill in Mailand hat in einem einzigen Monat zwischen 20 und 25 Onboardings neuer Mitarbeitender bewältigt. Das bedeutete rund zwanzig Laptops: bestellen, entgegennehmen, registrieren, übergeben. Neue Mitarbeitende verbringen ihre ersten zwei, drei Tage im Büro, also muss jedes Gerät am ersten Tag auf dem Schreibtisch stehen und funktionieren.

Zwei Jahre zuvor hatte das Unternehmen 30 Mitarbeitende. Und eine Person in der IT.

Diese Person ist Enea Marcantoni, der im Oktober 2024 zu Sibill kam, genau als die Einstellungen Fahrt aufnahmen. Heute zählt Sibill rund 140 Mitarbeitende. Die Laptops, mit denen das Unternehmen gewachsen ist, wurden nie gekauft.

Sibill ist die italienische KI-Plattform für das Finanz-, Verwaltungs- und Buchhaltungsmanagement von Unternehmen und Steuerkanzleien.

Herausforderung: Jedes MacBook vorab zu kaufen hätte die Liquidität aufgezehrt

Jeden Laptop sofort zu bezahlen, war für ein Start-up mit dem Einstellungstempo von Sibill nie tragfähig. Deshalb setzte das Unternehmen auf IT-Leasing. Die Flotte umfasst heute rund 60 MacBook Air und 40 MacBook Pro. Von 30 auf 140 Mitarbeitende zu wachsen und all das vorab zu kaufen, wäre in seinen Worten „eine verrückte Summe Geld“ gewesen.

Bevor Enea kam, kümmerte sich einer der Mitgründer, der auch das Produktteam leitet, um die Geräte. Gekauft wurde, wo es gerade passte, meist auf Online-Marktplätzen. Manche Geräte waren Macs. Andere liefen mit Windows, darunter refurbished Laptops von fragwürdiger Qualität, die an den Vertrieb gingen.

Dieser Ansatz scheiterte an mehreren Stellen gleichzeitig. Die Konfiguration, die Vertrieb und Kundensupport brauchten, ein 13-Zoll MacBook Air mit 16 GB, war oft nicht vorrätig. Eine Woche Wartezeit ruiniert ein Onboarding, also blieb nur ein überdimensioniertes Gerät und eine höhere Rechnung. Bei Smartphones dasselbe Problem: Customer Success und Vertrieb nutzen ein Galaxy A Smartphone der Einstiegsklasse, und Bestellungen von 10 bis 20 identischen Geräten ließen sich nur schwer bedienen. Unfallschäden und Diebstahl waren nicht abgedeckt, es sei denn, Sibill zahlte für einen separaten Tarif. Und eine gemischte Mac- und Windows-Flotte machte jede Einrichtung zur Einzelanfertigung.

Warum Fleet: die zwei Dinge, die anderen Anbietern fehlten

Sibill hatte keinen früheren Anbieter zum Vergleich, nur Spontankäufe ohne Support und ohne Onboarding-Prozess. Die Laptop-Leasing-Anbieter, die das Unternehmen prüfte, scheiterten jeweils an einem von zwei Punkten. Manche hatten keine brauchbare Plattform. Andere boten keinen Schutz bei Unfallschäden und Diebstahl.

Am Ende entschied, wer am besten passte.

„Fleet wirkte wie ein junges, dynamisches Unternehmen, ein bisschen wie wir, und nicht wie die üblichen Konzerne. Also haben wir Fleet unser Vertrauen geschenkt.“ Enea Marcantoni, Sibill

Der eigentliche Test kam nach der Unterschrift. Gemeinsam mit Fleet hat Sibill seine letzten 10 bis 15 Windows-Rechner ausgemustert und auf eine reine Apple-Flotte umgestellt.

Lösung: eine reine Apple-Flotte, die sich selbst verwaltet

Jeder neue Mac kommt bereits registriert an

Erst die Standardisierung auf Apple hat Apple Business Manager bei Sibill zum Laufen gebracht.

• Die Geräte kommen im betreuten Modus an, MDM und benötigte Tools werden per Zero-Touch-Deployment automatisch ausgerollt. Anfangs klappte die Registrierung nicht immer. Heute kommen laut Enea 90 % der Geräte bereits in Apple Business Manager registriert an.
• Im Büro holt der IT-Kollege von Sibill den Laptop ab, und die Einrichtung läuft von selbst. Kein Konfigurieren nicht standardisierter Geräte von Grund auf mehr.
• Ein kleiner Reservebestand deckt kurzfristige Einstellungen, kaputte Tasten und verschütteten Kaffee ab.

Drei Klicks, eine Unterschrift

Einen Laptop zu bestellen, dauert bei Sibill heute drei Klicks.

• Die Fleet-Plattform ist mit dem Google Workspace von Sibill synchronisiert. Die IT wählt das Gerät, gibt die Lieferadresse ein und schickt die Bestellung ab.
• Der Vertrag kommt, ein Mitgründer unterschreibt, und für die IT ist die Sache erledigt.
• Die Geräte sind fast immer auf Lager. Ist ein Modell ausverkauft, gibt es eine gleichwertige Option: Eneas Beispiel ist ein Galaxy A17 als Ersatz für ein fehlendes Galaxy A16.

Sechs Laptops in einem Haufen Rucksäcke

Bei der Feier zum Firmengeburtstag wurden einige Teammitglieder bestohlen: Ein Haufen Rucksäcke verschwand aus der Location. Darin befanden sich vier MacBook Air und zwei MacBook Pro. Sie tauchten durch puren Zufall wieder auf, dank Zivilpolizisten, die gerade in der Nähe waren.

Für Enea hätte die andere Version dieses Abends sechs abgeschriebene Geräte und tagelangen Arbeitsausfall bedeutet.

„Wir wussten, dass wir über die Versicherung von Fleet abgesichert waren, und wir wissen, dass es mit wachsendem Team wieder passieren kann. Für ein Unternehmen wie unseres ist der Schutz bei Schäden und Diebstahl unverzichtbar.“ Enea, Sibill

Ergebnisse: Die Liquidität blieb im Unternehmen

Am stärksten verändert hat sich laut Enea das Cash-Management. Durch das Leasing konnte Sibill von 30 auf 140 Mitarbeitende wachsen, ohne Kapital zu binden, und ein anfängliches Leaseback für bereits gekaufte Geräte brachte Liquidität zurück. Die Finanzabteilung muss Laptops nicht mehr als abzuschreibendes Anlagevermögen führen oder am Ende ihrer Lebensdauer weiterverkaufen. Diese Aufgabe, die Enea als aufwendig beschreibt, ist weggefallen.

Die zweite Veränderung ist die Erneuerung. Die älteren M2-Geräte von Sibill mit 8 GB RAM frieren bei zehn offenen Chrome-Tabs ein. Die M4- und M5-Modelle mit 16 GB, die das Team jetzt nutzt, werden in drei Jahren ausgetauscht, ohne dass etwas verkauft oder abgeschrieben werden muss.

Enea fasst den Mehrwert des Leasings in drei Punkten zusammen. Die garantierte Erneuerung nach drei Jahren. Der inklusive Schutz bei Schäden und Diebstahl. Kein Asset-Management und kein Weiterverkauf am Ende. Für ein schnell wachsendes Tech-Scale-up liegt genau darin der Wert, sagt er.

Vorher und nachher

Wie es weitergeht

Sibill rechnet bis Ende 2026 mit rund 150 Mitarbeitenden, und das Wachstum geht 2027 weiter. Das Volumen bereitet Enea keine Sorgen. Wenn das Team die letzten Monate mit Fleet bewältigt hat, sagt er, schafft es auch schnelleres Wachstum, solange die Servicequalität auf dem aktuellen Niveau bleibt. In der Vergangenheit erlebte die Zusammenarbeit eine turbulente Phase, ausgelöst durch einige operative Abstimmungsprobleme, als Lieferanten neue interne Abläufe einführten. Heute beschreibt er sie als hervorragend.

Sibill nutzt außerdem die Angebote von Fleet zum Quartalsende, um den Reservebestand aufzustocken.

Offen ist noch die Transparenz beim Versand, und hier ist Enea konkret geworden:

• Bestell-E-Mails sollten an einen Team-Alias wie den IT-Desk gehen, nicht nur an die Person, die bestellt hat.
• Die Sendungsverfolgung von GLS, UPS und DHL sollte mit häufigen Updates in die Fleet-Plattform einfließen.
• Mitarbeitende, die ein Gerät nach Hause geliefert bekommen, müssen wissen, wann es ankommt, besonders Remote-Mitarbeitende, die aus einer anderen Stadt einsteigen. Eine Kollegin, die damals bei ihren Eltern in der Toskana war, erfuhr von ihrer Familie, dass ihr Laptop bereits angekommen war.

Wer morgens als Erstes weiß, dass an diesem Tag fünf Macs im Büro eintreffen, kann den ganzen IT-Tag danach planen. Genau darum hat Sibill Fleet für die nächste Phase gebeten.

Schnell einstellen ist leichter, wenn Laptops nicht die Liquidität auffressen. Demo buchen oder weitere Kundengeschichten lesen.