Vol d’ordinateur professionnel : comment bien gérer la situation ? Conseils et réflexes

Au bureau, en télétravail, en réunion à l’extérieur, l’ordinateur portable fait désormais partie de tous nos déplacements. En raison de cette mobilité accrue, les ordinateurs professionnels – et les données qui y sont stockées – sont davantage susceptibles d’être volés ou perdus. Le vol d’ordinateur professionnel peut avoir de multiples conséquences, dont certaines particulièrement lourdes (en matière de sécurité informatique, par exemple). Des solutions existent pour limiter les risques associés à ce genre d’incident.

Quels sont les différents risques liés au vol d’ordinateur professionnel et comment les réduire ? Comment réagir en cas de vol ou de perte de son matériel ? Quel est l’intérêt d’une assurance pour ordinateur portable ? Cet article fait le point sur les différentes démarches à effectuer en cas de vol d’ordinateur professionnel et les solutions pour réduire les risques associés.

Les bons réflexes à avoir en cas de vol d’ordinateur professionnel

Informer son équipe IT

Dès le vol constaté, le premier réflexe est d’informer le plus rapidement possible l’équipe IT de l’entreprise, ou le fournisseur de matériel informatique si votre ordinateur est en leasing.

Sécuriser le matériel et les données

Différentes mesures de sécurité doivent être mises en place rapidement :

• Bloquer l’ordinateur portable à distance.
• Réinitialiser les mots de passe.
• Révoquer les accès VPN de l’utilisateur dont le matériel a été volé.
• Effacer les données sur l’ordinateur.

Toutes ces opérations sont facilitées et réalisables à distance si l’entreprise dispose par exemple d’un outil de Mobile Device Management (MDM).

Dans un second temps, l’entreprise peut réviser sa politique de sécurité si elle le juge nécessaire (renforcer son système d’authentification, chiffrer les données si ce n’était pas encore le cas, etc.).

Déclarer le vol aux autorités compétentes : police, assurance, Cnil

1. Déposer plainte auprès de la police

Du côté des autorités, il est nécessaire de déclarer le vol de l’ordinateur à la police, notamment pour faire jouer l’assurance dédiée au vol de matériel informatique.

2. Signaler le vol de matériel à son assurance pour portable

Faire jouer l’assurance est conditionné à un dépôt de plainte et constitue par exemple chez Fleet l’étape préalable à la déclaration du sinistre. Le vol doit être signalé dans les délais prévus au contrat d’assurance. Cette démarche déclenche le traitement du sinistre et le processus de remplacement de matériel si le sinistre est effectivement pris en charge.

3. Notifier la Cnil (le cas échéant)

Si le vol ou la perte du matériel entraîne une violation de données personnelles, l’entreprise doit également notifier la Cnil dans un délai de 72 heures.

Quelles sont les conséquences possibles en cas de vol d’ordinateur professionnel ?

Les principaux risques

Le vol d’ordinateur professionnel ne se limite pas exclusivement à une question matérielle. Il peut générer tout un tas de conséquences en cascade pour les entreprises devant faire face à ce genre d’incident.

Les différents impacts sont :

• Financier : Coût du rachat du matériel volé si l’entreprise n’est pas assurée contre le vol de matériel informatique

• Sécurité des données, sécurité informatique : Vol d’identifiants qui peuvent être utilisés pour mener une cyberattaque

• Business : Diffusion de données confidentielles qui peuvent mettre en péril la stratégie de l’entreprise

• Image et réputation : Une fuite de données clients peut entraîner une perte de confiance

• Juridique : Poursuites possibles à l’encontre de l’entreprise en cas de fuite de données personnelles

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À noter D’un point de vue juridique, la casse involontaire et le vol d’ordinateur professionnel sont à la charge de l’employeur. Pour limiter les frais liés à ce genre d’incidents, l’entreprise peut donc souscrire une assurance couvrant la casse et le vol d’ordinateur portable.

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Pourquoi être réactif en cas de vol ou de perte d’ordinateur professionnel ?

En cas de perte ou de vol avéré, différentes démarches doivent être effectuées pour sécuriser les données, alerter les interlocuteurs au sein de l’entreprise et les autorités compétentes. La prise de contrôle d’un ordinateur ou d’un compte ouvre la possibilité de mener des attaques plus poussées (s’infiltrer dans le système d’information de l’entreprise, par exemple).

Le sujet est sensible, mais il doit pourtant être dédramatisé. Les collaborateurs doivent être conscients de cet enjeu et incités à signaler ce genre d’incident, sans honte ni crainte.

Pour les entreprises ayant souscrit une assurance pour ordinateur portable, la déclaration de vol doit être effectuée dans un délai serré. Elle est généralement conditionnée à un dépôt de plainte auprès de la police. Réagir rapidement permet donc de limiter les dégâts potentiels et d’enchaîner l’une après l’autre les différentes étapes administratives.

Comment réduire les risques liés au vol ou à la perte d’ordinateur professionnel ?

Le vol d’ordinateur professionnel fait malheureusement partie des aléas de la gestion d’équipement IT. Différents outils, processus et mesures de sécurité permettent aux entreprises de faire face à ce genre d’événement. Objectif : limiter les risques informatiques, la perte de temps et d’argent, tout en accélérant la reprise d’activité suite à un vol d’ordinateur portable.

Adopter les bases en matière d’hygiène informatique

Différentes mesures de sécurité permettent de limiter les risques inhérents au vol d’ordinateur professionnel et de se protéger des cyberattaques :

• Mettre en place une procédure d’authentification multifacteur (double authentification à minima).
• Effectuer régulièrement des sauvegardes de données.
• Stocker les identifiants et mots de passe au sein d’un gestionnaire de mots de passe : Dashlane, par exemple.
• Formaliser et diffuser la politique de sécurité de l’entreprise.

Utiliser une plateforme centralisée de gestion de flotte

Matériel perdu, volé, cassé, réattribué… la gestion de parc informatique peut vite devenir chaotique si l’on ne dispose pas d’une plateforme de gestion de flotte. Ce genre d’outil permet de trouver en quelques minutes le numéro de série d’un ordinateur volé (une information nécessaire pour déposer plainte). Il offre une visibilité sur l’attribution du matériel (quel outil est affecté à quelle personne) et une vision exhaustive du parc informatique en temps réel. Un vrai gain de temps et d’efficacité en cas de vol d’ordinateur professionnel.

Chez Fleet, la plateforme « Cockpit », dédiée à la gestion de flotte, est intégrée à la location d’équipement.

Sécuriser son parc informatique avec une plateforme MDM

Les entreprises qui souhaitent faire passer la sécurité de leur matériel informatique et de leurs données au niveau supérieur (sans pour autant multiplier les outils) optent généralement pour une plateforme de Mobile Device Management (MDM). En plus de chiffrer les données sur les postes nomades, un MDM offre différentes fonctionnalités particulièrement utiles pour gérer le vol de matériel : suivi à distance et localisation des appareils, blocage des accès (révocation des accès VPN par exemple), effacement des données… Toutes ces fonctionnalités sont accessibles à distance.

Autre avantage, l’utilisation d’un MDM permet de se conformer plus facilement aux exigences de la norme ISO 27001.

Assurer ses ordinateurs professionnels

Au regard des risques de vol et de dommages accidentels sur ce type de matériel en entreprise, assurer ses ordinateurs portables professionnels peut s’avérer très intéressant pour limiter les risques opérationnels et financiers. Les coûts de réparation ou de remplacement d’un ordinateur portable sont généralement très importants, et l’assurance permet d’apporter de la visibilité sur ses coûts et de la tranquillité dans la gestion de son parc informatique.

La prise en charge du vol d’ordinateur portable par l’assurance dépend des types de sinistres couverts et des garanties prévues dans le contrat : remplacement du matériel (avec franchise) par un bien équivalent en cas de vol, réparation en cas de casse, etc. Si vous envisagez de souscrire une assurance pour ordinateur professionnel, penchez-vous évidemment sur son coût et ses garanties, mais aussi sur le montant de la franchise et les modalités de déclaration du sinistre.

Chez Fleet, cette assurance pour ordinateur professionnel est une option proposée dans le cadre de la location d’équipement. Elle couvre le vol et les dommages accidentels dans le monde entier. L’assurance prendra en charge le remplacement ou la réparation du matériel, ce qui aide les entreprises à réduire les coûts liés à ce genre d’incident.

En cas de vol avec dépôt de plainte, le client est aiguillé par email pour :

• Déclarer les circonstances du sinistre (dans un délai de 2 jours ouvrés) en ligne et en quelques minutes (réponse sous 24 heures ouvrées).
• Bénéficier d’un remplacement rapide du matériel volé par un modèle équivalent, une fois le sinistre approuvé (avec une franchise de 10 %).

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À noter Les assurances pour ordinateurs professionnels ne couvrent généralement pas les incidents liés à une négligence (perte lors d’un évènement professionnel par exemple).

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Sensibiliser les collaborateurs

Les collaborateurs sont de plus en plus incités à prendre part à la politique de sécurité de leur entreprise, notamment en signalant les incidents de sécurité. Toute démarche de prévention des vols d’ordinateur portable doit comporter un volet sur la sensibilisation des collaborateurs. Si le vol de PC portable professionnel et les risques associés sont bien réels, il n’y a pas lieu de dramatiser le sujet pour autant. Voici quelques points sur lesquels il est important d’insister :

• Donner l’alerte rapidement en cas de vol pour minimiser les risques informatiques.
• Rappeler que le salarié ne peut pas être tenu pour responsable du vol de matériel.
• Diffuser une procédure-type à suivre en cas de vol, indiquant par exemple qui contacter.

Le vol d’ordinateur professionnel constitue malheureusement un aléa courant de la gestion de parc informatique, qui peut avoir des impacts majeurs. Autant en avoir conscience pour mieux s’y préparer, réagir rapidement et efficacement lorsque ce genre d’incident survient. Les entreprises qui s’y préparent de manière proactive (avec des outils adaptés, une assurance ou encore une procédure dédiée) sont celles qui parviennent le mieux à en limiter les conséquences. Votre entreprise est-elle prête à faire face aux conséquences d’un vol d’ordinateur professionnel ? Mettre en place des politiques et des stratégies de sécurité robustes est le meilleur moyen de protéger vos données professionnelles et votre activité. Découvrir Fleet