Faut-il assurer le parc informatique de votre entreprise ?

La technologie prend toujours plus de place dans le monde professionnel. Smartphones, ordinateurs, tablettes : difficile d’imaginer une entreprise dont la croissance n’en dépend pas, au moins en partie. Avec l'avènement du télétravail - qui a explosé durant la période de la crise sanitaire - le matériel informatique continue de s’insérer davantage dans le quotidien de millions de salariés.

Cette multiplicité d’appareils et l’influence qu’ils ont sur le développement et la productivité d’une entreprise créent de nouveaux défis. L’un d’eux consiste précisément à protéger ces divers équipements pour ne pas subir de plein fouet les conséquences financières liées aux pannes, vols et autres accidents. C’est dans ce contexte qu’intervient l’assurance ordinateur professionnel ! On fait le point dans cet article.

Qu’est-ce qu’une assurance ordinateur exactement ?

L’assurance ordinateur - aussi appelée assurance professionnelle matériel informatique - prend en charge les frais de remplacement, de réparation ou de récupération des données (ce dernier point est généralement proposé en option) pour une entreprise, sur l’ensemble de son parc informatique.

Cette garantie peut intervenir lors de différentes situations et sinistres, tels que le vol, les dommages électriques, les chutes, les déversements de liquides, les pannes, les dégâts des eaux, les incendies, le vandalisme, les catastrophes naturelles, et bien plus encore. Protéger le parc informatique de votre entreprise grâce à cette assurance est essentiel pour maintenir la continuité de vos activités, en toutes circonstances. Comme nous l’expliquions en préambule, le quotidien de nombreuses entreprises dépend très largement de la disponibilité de son armada digitale. C’est par exemple le cas des agences web, des SAAS, etc. Et comme vous l’aurez compris, celle qu’on appelle assurance ordinateur ne se limite pas stricto sensu à ce type d'équipement. Par extension, elle couvre tous les appareils et les périphériques apparentés : tablettes, smartphones, écrans, imprimantes, scanners et autres.

L’assurance ordinateur est-elle obligatoire pour les entreprises ?

Aujourd’hui, aucune loi n’impose aux entreprises (autoentrepreneur, PME, startups et personnes morales de toutes tailles) de couvrir leurs arrières avec une assurance ordinateur. Souscrire ou ne pas souscrire une garantie de ce type pour ses équipements relève donc d’un libre choix.

Mais pour faire ce choix, compte tenu des risques et au regard des tarifs proposés, l’entreprise doit au-moins s’arrêter sur la question. Il faut savoir, par exemple, qu’un budget annuel de l’ordre de 450 à 1000 euros suffit pour protéger les équipements d’une entreprise qui fait 500.000 euros de chiffre d’affaires.

Face à l’éventail des risques - vol de matériel, perte de client, couac de réputation, procès lié à la perte de données sensibles, production à l’arrêt, etc. - c’est un budget qui est tout sauf déraisonnable.

Et derrière les chiffres, n’oublions pas le prix de la sérénité : l’assurance professionnelle matériel informatique apporte une tranquillité d’esprit qui vous permet de vous concentrer sur l’essentiel.

Ce que l’assurance informatique prend en charge concrètement lors d’un sinistre

Aucune réponse tranchée ne peut être donnée pour cette question. Le niveau de prise en charge lors d’un sinistre dépend en effet de l’assureur et des options sélectionnées lors de la signature du contrat. Voici toutefois quelques exemples de prises en charge assez classiques :

• les frais de location de matériel de remplacement le temps de la réparation,
• les frais de réparation du matériel
• le remboursement du matériel perdu ou volé, au prix du neuf ou avec un calcul de vétusté (cela dépend des assureurs et de l’âge du matériel impliqué dans le contrat).

Attention: nous parlons ici de matériel informatique ! Une assurance ordinateur ne prend donc pas en charge le matériel audiovisuel (caméra, appareils photos, etc.). Si vous souhaitez protéger votre flotte de matériel audiovisuel, il est nécessaire de souscrire une assurance complémentaire.

En plus du remboursement des coûts matériels, il est possible de souscrire une option pour la prise en charge du manque à gagner, ou de l’impact économique que la panne, le vol de matériel ou tout autre type de sinistre lié à votre parc informatique aura eu sur votre entreprise. Précisons cependant que si tout cela peut être pris en charge, il faut toujours prévoir un certain délai pour obtenir vos remboursements. Aussi, garder un pourcentage de sa trésorerie disponible pour ces éventualités est vivement recommandé.

Pour conclure, ajoutons que pour bénéficier d’un remboursement lié à une perte de CA, par exemple, les procédures peuvent être longues. Et côté administration, il sera naturellement nécessaire de préparer un dossier pour avancer les preuves adéquates avant d’obtenir vos indemnisations.

Comment cela se passe-t-il dans le cadre du télétravail ?

Comme chacun le sait, l’évolution du télétravail et du travail hybride a été saisissante ces dernières années. D’ailleurs, vous aussi, vous avez peut-être vite pensé à ce sujet lors de votre lecture : “Mais si Marc est en télétravail avec l’ordinateur que lui prête l’entreprise et qu’il renverse son café sur le clavier - après tout, vous le savez, c’est un vrai maladroit - l’appareil reste-t-il assuré ?”

Il est logique de se poser la question. Après tout, comprendre comment l'assurance ordinateur fonctionne dans le cadre du télétravail est devenu essentiel pour assurer la sécurité des employés et la continuité des opérations.

De la même façon que l’assurance obligatoire de l’entreprise couvre les accidents survenant en télétravail comme au travail dans l’enceinte du bâtiment, le matériel informatique utilisé en dehors de votre local est couvert. Cela signifie que si un ordinateur portable ou d'autres dispositifs sont mis à disposition des employés pour faciliter leur travail hors site, ces appareils continuent de jouir d’une protection contre les dommages, vols ou autres incidents.

Notons tout de même que chaque assureur aura ses propres limites sur le sujet, comme le fait de couvrir le matériel à l’international, ou non. Nous vous conseillons de vous rapprocher de votre assureur favori ou de sonder votre short-list pour poser la question et garantir tous vos besoins. Petit point : pour éviter que les incidents n’arrivent trop souvent, soyez adepte du dicton “mieux vaut prévenir que guérir” en sensibilisant vos employés sur les bonnes pratiques pour éviter le vol et travailler de façon sécurisée sur le web et à la maison.

Assurance ordinateur, assurance cyber : bien faire la différence

Au même titre qu’il existe le hardware (la machine) et le software (le logiciel), il existe deux assurances distinctes dans le monde de l’informatique : l’assurance ordinateur et l’assurance cyber.

Alors que l'assurance ordinateur se concentre sur les risques liés aux dommages matériels, tels que les sinistres et les accidents, l'assurance cyber prend un virage vers les menaces numériques, à savoir les virus, le piratage, le phishing et les attaques DDoS.

Elle assure à l’entreprise qui aurait perdu des données clients de les dédommager, de faire face aux frais liés aux ransomware, de rembourser l’entreprise en cas de compromission du système de paie, de combler le manque à gagner suite à une attaque sur son site internet. Les cyberattaques sont devenues courantes dans les entreprises et tous les employés ne sont pas encore suffisamment formés pour y faire face. La gestion des mots de passe, la transmission d’informations sensibles, la fermeture ou non de la session en cours… ces gestes sont parfois effectués avec beaucoup de risques.

Au vu des frais que ces incidents peuvent représenter, avoir une bouée de sauvetage est crucial pour les entreprises, surtout celles qui travaillent sur le web au quotidien.

Le leasing : la solution qui vous apporte sérénité et productivité

Dans ce contexte d’émergence des besoins technologiques en entreprises et de croissance de risques, l’assurance, si elle n’est pas obligatoire, est presque indispensable. Pour assurer la protection de votre parc informatique tout en optimisant votre productivité, le leasing est peut-être la solution ! Opter pour la location d’appareils informatiques, c’est apprécier une approche holistique, qui comprend à la fois la mise à disposition du matériel et une assurance intégrée. Cette approche clé en main séduit de plus en plus chaque année, et la tranquillité d’esprit qu’elle offre n’y est pas pour rien !

Chez Fleet, nous proposons des offres de leasing, à la fois pour du matériel informatique (ordinateurs fixes, portables, écrans, périphériques, tablettes, smartphones, etc.) et pour du mobilier de bureau (tables, chaises ergonomiques, cabines acoustiques, etc.). Les appareils que nous mettons en location sont tous assurés et renouvelés automatiquement tous les 3 ans par des appareils dernier cri qui vous permettent de chouchouter vos salariés. Lors de l’échange, nous reprenons les anciens appareils et leur offrons une nouvelle vie sur le marché du reconditionné ou vers la filière du recyclage, en prenant soin d’effacer toutes les données potentielles au préalable.

En plus des appareils, nous mettons à votre disposition une plateforme - baptisée le cockpit - qui vous permet de gérer les assignations des appareils aux collaborateurs, de faire vos commandes et de régler les problèmes éventuels (panne, bug, etc.). Passer le matériel informatique et le mobilier de bureau de Capex à Opex et participer à l’économie d’usage offrent de nombreux avantages dont nous avons déjà parlé dans des articles précédents.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la couverture proposée sur nos appareils en leasing, contactez-nous sans hésiter !

Bonus : Notre plateforme de Mobile Device Management viendra compléter notre offre durant la rentrée 2023 !