Face à la généralisation du travail hybride et au développement de la mobilité, de plus en plus d’entreprises s’équipent de solutions de MDM (Mobile Device Management) pour assurer la maintenance de leurs logiciels à distance et la sécurisation de leurs données.

Si vous êtes une startup ou une PME, vous vous intéressez peut-être à ce type de logiciel de gestion IT utilisé par les grands groupes. Cette solution est-elle utile pour votre entreprise ? Si oui, comment choisir et mettre en place le logiciel de MDM adapté à vos besoins ?

Découvrez dans cet article toutes les informations pour bien comprendre le Mobile Device Management. Retrouvez également nos conseils pour choisir et mettre en place simplement et rapidement un MDM dans votre startup ou votre PME, avec les bonnes pratiques de Yousign.

Pourquoi s’équiper d’un MDM ?

Pour centraliser la maintenance de votre flotte informatique :

Les solutions de MDM vous permettent de gérer les logiciels de vos collaborateurs de manière centralisée et à distance sur une plateforme.

Votre entreprise peut en tirer différents bénéfices :

• Disposer en temps réel d’informations clés sur le stockage, les logiciels, les systèmes d’exploitation des ordinateurs de votre flotte
• Automatiser les mises à jour de logiciels et d’applications
• Centraliser l’ensemble des informations de connexion et d’activité de vos appareils
• Contrôler les bugs de l’ensemble de votre parc informatique

Cela vous permet donc de garder le contrôle sur votre flotte, en particulier dans un environnement de travail hybride.

Pour répondre à vos enjeux de sécurité :

La croissance de votre entreprise soulève la question de la protection de vos données confidentielles et sensibles. Une solution de MDM permet ainsi de renforcer votre politique de sécurité IT :

• Contrôler et paramétrer l’accès aux données, logiciels, applications et clouds
• Géolocaliser, verrouiller et effacer des données en cas de perte ou de vol d’un appareil
• Centraliser, nettoyer et référencer vos données
• Assurer une bonne conformité RGPD et gérer les identités et les consentements
• Configurer et déployer des processus de sécurité

Si votre entreprise pratique le “bring your own device” et que vos collaborateurs travaillent sur leurs ordinateurs personnels, le MDM permet aussi de renforcer la sécurité. Mais veillez à paramétrer votre MDM pour garantir la confidentialité de leur usage privé.

Pour optimiser l’onboarding de vos nouveaux collaborateurs :

Une gestion automatisée de l’onboarding IT permet à vos nouveaux employés d’être opérationnels rapidement en ayant accès à l’ensemble de leurs outils et logiciels de travail dès leur arrivée.

Dans un environnement de travail de plus en plus hybride, paramétrer l’espace de travail de vos nouveaux collaborateurs à distance peut s’avérer un véritable casse-tête. Les solutions de MDM vous permettent de configurer facilement et rapidement l’accès aux données, aux applications et aux logiciels pour chaque nouvel arrivant et de paramétrer et sécuriser ces accès, notamment en fonction du département de l’entreprise dans lequel il évolue.

Choisir et configurer son MDM : les bonnes pratiques à adopter

Faites le point sur les besoins IT de votre entreprise

Il est nécessaire de se poser les bonnes questions avant de choisir votre solution de MDM. Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes enjeux IT, notamment en termes de sécurité : sensibilité du secteur d’activité, volume de données confidentielles, taille de l’entreprise et évolution des enjeux de sécurité, besoins en termes d’onboarding…

Une startup ou une PME avec un nombre encore limité de salariés et ne traitant pas de données extrêmement sensibles n’a pas nécessairement besoin de s’équiper d’un MDM. En revanche une scale up en très forte croissance, qui accueille régulièrement de nouvelles recrues et qui traite des données clients confidentielles peut améliorer sa gestion IT et la sécurité de ses données en mettant en place un MDM.

C’est par exemple le cas de Yousign, la solution de signature électronique pensée pour les PME : avec plus de 150 collaborateurs et des données sensibles concernant les contrats signés via la plateforme, la mise en place d’une solution de MDM s’est imposée.

Si vous êtes dans la même catégorie, une solution de MDM adaptée à votre organisation est une solution qui :

• A les capacité d’assurer la maintenance de votre type et volume d’équipements
• Répond à vos besoins en termes de sécurité
• Vous permet de gérer l’intégralité de vos logiciels et applications à distance et de manière centralisée
• Correspond à votre parc informatique : Mac, PC ou les deux

Choisissez la solution de MDM la plus adaptée à votre système d’exploitation

Le choix du MDM dépend d’abord des systèmes d’exploitation présents dans votre entreprise, selon que vous soyez équipés de Mac, de PC ou des deux.

Il existe deux principaux types de MDM :

Les MDM monoplateformes, prenant en charge un seul système d’exploitation (macOS ou Windows) sont les MDM les plus établis et à ce jour les plus complets, permettant de bénéficier d’un meilleur suivi des évolutions de votre OS. Ces MDM sont recommandés si la sécurité est au cœur de vos préoccupations.

• MDM pour macOS : Jamf, Kandji, Fleetsmith, Simple MDM…
• MDM pour Windows : Microsoft Intune, Mobile Device Manager Plus...
• MDM pour Android : TinyMDM, Scalefusion...

Si vous avez un parc mixte Mac et Windows, il peut être recommandé de recourir à deux solutions de MDM monoplateforme. C’est le choix qu’a fait Yousign, qui utilise Jamf et Microsoft InTune pour assurer la sécurité de l’ensemble de leur flotte informatique.

Les MDM multiplateformes, plus récents, prennent en charge plusieurs systèmes d’exploitation. Ils sont adaptés si vous souhaitez n’avoir qu’une seule plateforme à gérer et que vous n’avez pas besoin de fonctionnalités trop poussées.

Parmi eux : Miradore, Hexnode, VMware, Scalefusion, ManageEngine, Ivanti…

Installer un MDM en deux étapes

1. Choix du MDM et installation par l’administrateur : une fois la solution de MDM choisie, le logiciel est pris en charge et installé par le département IT de votre entreprise sur l’ensemble des ordinateurs de votre flotte (enrôlement).
2. Configuration et paramétrage des logiciels et applications, de l’accès aux données, déploiement des actions de sécurité et mise à jour des systèmes d’exploitation.

Votre département IT peut maintenant gérer à distance vos logiciels et applications. En cas d’arrivée de nouveaux collaborateurs, il suffit d’installer le logiciel de MDM sur l’ordinateur de votre nouvel arrivant pour qu’il profite dès son premier jour des configurations préalablement établies en fonction de son poste.

Le cas de Yousign : trois questions à Loic Esparon, IT Manager

Pourquoi avez-vous identifié un besoin de MDM au sein de votre entreprise ?

"Yousign est une solution de signature électronique et d'automatisation des processus contractuels, pensée pour les startups, TPE et PME. Nous recevons quotidiennement des données confidentielles concernant les contrats de nos clients. Assurer la protection de ces données était donc un enjeu fondamental !

De plus, nous sommes une une scale-up en forte croissance et nous accueillons chaque mois de nouvelles recrues : automatiser au maximum l’onboarding et la gestion IT est un point clé !

Un MDM nous permet de gagner du temps sur le paramétrage des ordinateurs au départ, les mises à jour de logiciels ou le déploiement d’applications, mais aussi de pouvoir appliquer et uniformiser un certain nombre de règles de sécurité relatives à notre secteur d’activité."

Comment avez-vous choisi votre solution de MDM ? Quels conseils donnerais-tu ?

"Il est important de choisir l’outil adéquat, surtout dans un parc ou plusieurs systèmes d’exploitation cohabitent. Il ne faut pas forcément chercher l’outil qui aura toutes les fonctionnalités et qui pourrait être une usine à gaz, mais privilégier plutôt des solutions flexibles pour la team IT et simples pour les collaborateurs.

Cela peut passer par la mise en place d’un MDM par système d’exploitation : c’est ce que nous avons fait en choisissant parmi les meilleurs acteurs du marché pour chaque OS. Nous utilisons Jamf pour nos appareils Apple et Microsoft InTune pour nos PC."

Comment se passe l’équipement et l’onboarding IT de vos nouveaux collaborateurs ?

"Nous avons opté pour le leasing d’ordinateurs avec Fleet pour faciliter l’acquisition et la gestion de notre flotte informatique, notamment à l’arrivée de nouveaux collaborateurs.

Voici les différentes étapes du côté IT pour équiper une nouvelle recrue :

• Deux ou trois semaines avant une nouvelle arrivée, je choisis l’ordinateur Mac ou PC de notre nouveau collaborateur dans le catalogue Fleet : je le commande en quelques clics sur la plateforme, le Cockpit.
• Dès réception, j'installe le MDM adapté sur l'ordinateur : Jamf pour macOS, Microsoft InTune pour Windows. Je le configure ensuite sur notre plateforme MDM. Cela me prend une dizaine de minutes.
• Le nouvel arrivant reçoit ainsi son matériel sécurisé et configuré selon son poste et peut être opérationnel très rapidement !

Chez Yousign, les onboardings ont lieu en début de mois, avec 3 jours de présentation de l’entreprise et des différents services. C’est durant ces 3 jours que j’interviens sur la session de sensibilisation informatique et que j’attribue les ordinateurs."