Sibill

Septiembre de 2026. El departamento de IT de Sibill en Milán gestionó entre 20 y 25 incorporaciones de nuevos empleados en un solo mes. Es decir, una veintena de portátiles que pedir, recibir, registrar y entregar. Los recién llegados pasan sus dos o tres primeros días en la oficina, así que cada equipo tiene que estar en la mesa y funcionando desde el primer día.

Dos años antes, la empresa tenía 30 personas. Y una sola persona en IT.

Esa persona es Enea Marcantoni, que se incorporó a Sibill en octubre de 2024, justo cuando las contrataciones despegaban. Hoy Sibill cuenta con unas 140 personas. Los portátiles con los que han crecido nunca los compraron.

Sibill es la plataforma de IA italiana para la gestión financiera, administrativa y contable de empresas y asesorías contables.

El reto: comprar cada MacBook por adelantado habría vaciado la caja

Pagar cada portátil al contado no era sostenible para una startup que contrataba al ritmo de Sibill. Por eso la empresa optó por el alquiler de equipos informáticos. Hoy el parque cuenta con unos 60 MacBook Air y 40 MacBook Pro. Pasar de 30 a 140 personas comprándolo todo por adelantado habría supuesto, en sus palabras, «una cantidad de dinero de locos».

Antes de la llegada de Enea, los dispositivos los gestionaba uno de los cofundadores, que además dirige el equipo de producto. Los equipos se compraban donde resultaba más cómodo, sobre todo en marketplaces online. Algunos eran Mac. Otros, Windows, incluidos portátiles reacondicionados de calidad dudosa entregados al equipo comercial.

El sistema fallaba por varios frentes a la vez. La configuración que necesitaban Sales y Customer Support, un MacBook Air de 13 pulgadas con 16 GB, solía estar agotada. Esperar una semana arruina una incorporación, así que la alternativa era un equipo sobredimensionado y una factura más alta. Con los smartphones pasaba lo mismo: Customer Success y Sales usan un smartphone Galaxy A de gama de entrada, y los pedidos de 10 a 20 unidades idénticas eran difíciles de servir. Los daños accidentales y los robos no estaban cubiertos, salvo que Sibill pagara un plan aparte. Y un parque mixto de Mac y Windows convertía cada configuración en un trabajo a medida.

Por qué Fleet: las dos cosas que les faltaban a los demás proveedores

Sibill no tenía un proveedor anterior con el que comparar, solo compras puntuales sin soporte ni proceso de incorporación. Los proveedores de alquiler de portátiles que evaluó fallaban en uno de dos puntos. Algunos no tenían una plataforma a la altura. Otros no ofrecían protección frente a daños accidentales y robos.

La decisión final se basó en la afinidad.

«Fleet nos pareció una empresa joven y dinámica, un poco como nosotros, en lugar de las típicas grandes corporaciones. Así que confiamos en Fleet.» Enea Marcantoni, Sibill

La verdadera prueba llegó después de la firma. Junto con Fleet, Sibill retiró sus últimos 10 a 15 equipos Windows y pasó a un parque 100 % Apple.

La solución: un parque 100 % Apple que funciona solo

Cada nuevo Mac llega ya registrado

Estandarizar en Apple es lo que ha hecho funcionar Apple Business Manager en Sibill.

• Los dispositivos llegan supervisados, con el MDM y las herramientas necesarias desplegados automáticamente mediante zero-touch deployment. Al principio, el registro no siempre funcionaba. Hoy, según Enea, el 90 % de los dispositivos llega ya registrado en Apple Business Manager.
• En la oficina, el compañero de IT de Sibill recoge el portátil y la configuración arranca sola. Se acabó configurar desde cero equipos fuera de estándar.
• Un pequeño stock de reserva cubre las contrataciones de última hora, las teclas rotas y el café derramado.

Tres clics, una firma

Hoy, en Sibill, pedir un portátil lleva tres clics.

• La plataforma Fleet está sincronizada con el Google Workspace de Sibill. IT elige el dispositivo, introduce la dirección de entrega y hace el pedido.
• Llega el contrato, un cofundador lo firma y, para IT, el trabajo está hecho.
• Los dispositivos casi siempre están en stock. Cuando un modelo se agota, hay una opción equivalente: el ejemplo de Enea es un Galaxy A17 en lugar de un Galaxy A16 no disponible.

Seis portátiles en un montón de mochilas

Durante el afterwork por el aniversario de la empresa, a varios miembros del equipo les robaron: un montón de mochilas desapareció del local. Dentro había cuatro MacBook Air y dos MacBook Pro. Aparecieron por pura suerte, gracias a unos policías de paisano que estaban cerca.

Para Enea, la otra versión de esa noche suponía seis dispositivos perdidos y días de trabajo tirados.

«Sabíamos que estábamos cubiertos por el seguro de Fleet, y somos conscientes de que podría volver a pasar a medida que el equipo crezca. Para una empresa como la nuestra, la protección frente a daños y robos es esencial.» Enea, Sibill

Resultados: la liquidez se quedó en la empresa

Según Enea, lo que más ha cambiado es la gestión de la tesorería. El alquiler permitió a Sibill pasar de 30 a 140 personas sin inmovilizar capital, y un leaseback inicial sobre los dispositivos que ya tenía le devolvió liquidez. El equipo de finanzas ya no tiene que controlar los portátiles como activos fijos amortizables ni revenderlos al final de su vida útil. Una tarea que Enea describe como pesada y que ha desaparecido.

El segundo cambio es la renovación. Los antiguos equipos M2 de Sibill con 8 GB de RAM se bloquean con diez pestañas de Chrome abiertas. Los modelos M4 y M5 con 16 GB que usa hoy el equipo se sustituirán dentro de tres años, sin nada que vender ni que dar de baja.

Enea resume en tres puntos lo que aporta el alquiler. La renovación garantizada a los tres años. La cobertura de daños y robo incluida. Cero gestión de activos y ninguna reventa al final. Para una scale-up tecnológica en pleno crecimiento, dice, ahí está el valor.

Antes y después

Próximos pasos

Sibill prevé alcanzar unas 150 personas a finales de 2026, con un crecimiento que continuará en 2027. A Enea no le preocupa el volumen. Si el equipo ha podido con los últimos meses junto a Fleet, dice, también podrá con un crecimiento más rápido, siempre que la calidad del servicio se mantenga en este nivel. En el pasado, la relación atravesó un periodo turbulento por algunos desajustes operativos vinculados a la introducción de nuevos procedimientos internos por parte de los proveedores. Hoy la describe como excelente.

Sibill también aprovecha las ofertas de fin de trimestre de Fleet para reponer su stock de reserva.

El punto pendiente es la visibilidad de los envíos, y Enea ha sido muy concreto:

• Los emails de los pedidos deberían llegar a un alias de equipo, como el IT desk, y no solo a quien hizo el pedido.
• El seguimiento de los transportistas GLS, UPS y DHL debería integrarse en la plataforma Fleet, con actualizaciones frecuentes.
• Los empleados que reciben un dispositivo en casa necesitan saber cuándo llega, sobre todo los compañeros en remoto que se incorporan desde otra ciudad. Una compañera, que en ese momento estaba en casa de sus padres en la Toscana, se enteró por su familia de que su portátil ya había llegado.

Saber a primera hora que cinco Mac llegarán a la oficina ese día permite a IT organizar toda la jornada. Esa es la petición que Sibill ha trasladado a Fleet para la siguiente etapa.

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