¿Cómo funciona la amortización de tus equipos informáticos?

¿Cómo funciona la amortización de tus ordenadores en las empresas? ¿Y si se alquilan los equipos, ¿cuáles son los plazos y qué inconvenientes se pueden evitar? Esto es lo que vamos a descubrir juntos en este artículo.

Si diriges una empresa, sabes que deducir el máximo de gastos profesionales de tu facturación es la mejor opción. El problema es que a menudo este proceso es complicado de asimilar y contiene muchas excepciones. Y seamos honestos, sin duda tienes más cosas por hacer que saber al dedillo las reglas de la administración fiscal. Ahora bien, conocer estas reglas de amortización puede ahorrarte dinero que podrías reinvertir en tu negocio.

Amortización: ¿qué es? 📚

Comencemos por el principio. ¿Qué es una amortización? (No te abrumes, esto puede parecer complicado, pero es más sencillo de lo que se piensa).

Una amortización es la pérdida de valor de un bien debido al desgaste del tiempo o a la obsolescencia. Esto puede estar relacionado con su uso, el tiempo o incluso la evolución tecnológica (un ordenador de 2012 no será tan bueno como un ordenador de 2019).

La dotación a las amortizaciones es la suma que representa esta depreciación, valorada para cada ejercicio contable según un método de cálculo definido. Es deducible de los ingresos de la empresa.

Para compensar esta depreciación, puedes amortizarla. Es decir, puedes atribuirla a tus resultados. A este proceso se le llama amortización contable.

Para ello, la amortización debe cumplir varios criterios:

• Un bien amortizado no puede ser más que un bien inmovilizado.
• Tener una duración de uso fijo superior a un año
• Tener un valor de adquisición igual o superior a 300 euros sin impuestos.

La amortización tiene por objetivo permitirle a tu empresa repartir la pérdida de valor en diferentes ejercicios, según la vida útil del bien.

Cuidado, activos fijos ≠ gastos. Los activos fijos aumentan el valor de una empresa, mientras que los gastos no.

Amortización: Duración del uso de diferentes bienes

¿Qué puedo amortizar?

Como empresa, puedes amortizar una serie de elementos. Antes de realizar la compra de un nuevo activo para tu negocio, es importante conocer qué puedes amortizar. En el marco de este artículo, nos centraremos únicamente en las amortizaciones materiales, es decir, “tangibles”.

Podrán amortizarse los siguientes bienes:

• Las construcciones
• Equipos y herramientas industriales
• Equipo de transporte
• Material de oficina
• Equipos informáticos (por ejemplo, ordenadores)
• Muebles

Si el bien que deseas amortizar sale en esta lista, el siguiente paso es preguntarse cuánto tiempo durará la amortización. De hecho, dado que el valor de la propiedad disminuye con el tiempo, es normal que el tiempo de amortización sea diferente para herramientas industriales u ordenadores.

¿Cuánto puede durar una amortización?

La vida útil se define en el Plan General de Contabilidad (PGC) y varía según la naturaleza del bien amortizado:

• Las construcciones son amortizables hasta 68 años según el tipo de construcción
• El material y herramientas industriales son amortizables entre 5 y 18 años según el tipo de bien
• Los materiales de transporte son amortizables entre 4 a 5 años
• Los materiales de oficina son amortizables entre 5 a 10 años
• Los equipos informáticos pueden amortizarse en 10 años
• El mobiliario es amortizable durante 20 años.

Caso de estudio: ¿Cómo funciona la amortización de ordenadores? 💻

El hardware en una empresa se conserva durante varios años y puede ser muy costoso, por lo que vale la pena inmovilizarlo. El período de amortización de un ordenador está enmarcado por la ley: un ordenador o cualquier equipo informático es amortizable en máximo 10 años, y con un porcentaje máximo del 26%. En general, una empresa renueva sus equipos informáticos cada cuatro años, lo que representa la vida útil de un ordenador. Por lo tanto, podrás deducir durante 4 años las depreciaciones, contabilizadas como gastos. El software es amortizable según los mismos criterios.

💡 Tiempo de amortización de un ordenador: En términos simples, si un bien es amortizable a lo largo de 4 años, la tasa de amortización será del 100%/4 es decir, del 25% anual en el caso de una amortización lineal. Compras un ordenador a 900 € IVA incluido para empezar bien el año 2023.

Como es inmovilizable durante 4 años, las amortizaciones serán de: 900€/4 = 225€. Por lo tanto, cada año, puedes deducir 225€ de tus ingresos imponibles como gasto profesional.

Existen varios tipos de amortizaciones. Vamos a centrarnos en dos casos: el decreciente y el lineal.

La amortización lineal de un ordenador

La amortización lineal de un ordenador, como su nombre indica, consiste en una amortización constante, es decir, la suma amortizada será la misma cada año. Es el método de cálculo normal.

La amortización se puede hacer únicamente sobre los bienes destinados a permanecer de manera duradera en la empresa. Además, los activos fijos deben consignarse obligatoriamente en el activo del balance. Por último, el bien amortizado debe depreciarse por el desgaste o por el tiempo.

La fórmula para calcular una amortización lineal es relativamente simple: base amortizable x tasa de amortización lineal x días/360 = anualidad de amortización.

• La base amortizable corresponde al valor bruto del bien (valor de compra sin iva y gastos conexos).
• La tasa de amortización, siempre expresada en porcentaje, corresponde a la fórmula: 100/vida útil.
• La amortización lineal comienza en la fecha de puesta en marcha o de utilización del bien, y no en la fecha de adquisición.
• La anualidad (es decir, el importe de la depreciación del valor) de un bien inmovilizado, permanece inalterada de un ejercicio contable a otro.
• Si la amortización de tu bien comienza durante el año en curso, la primera anualidad se calculará a prorrata temporis. Es decir, se tendrá en cuenta el número de días reales de uso del bien en la empresa. Para calcularlo, hay que suponer que un mes es igual a 30 días (es decir, que un año es igual a 360 días).

Un ejemplo concreto es el siguiente:

• El plazo de amortización del ordenador es de máximo 10 años pero su tasa de amortización máxima es del 26%, es decir, poco más de 4 años.
• Si has comprado el ordenador durante el año en curso, el cálculo se hará a prorrata.
• Por ejemplo, has comprado un ordenador de 3000€ el 3 de julio de 2022 y deseas amortizarlo.

2022 : 3000€ x 26% x (181/365)= 386,7€

2023: 3000€ x 26% = 780€

2024 : 3000 x 26 % =780€

2025 : 3000€ * 26% x (184/365) = 393,2€

La amortización decreciente de un ordenador

La amortización decreciente de un ordenador cambia: la cantidad amortizada por año es decreciente. El primer año, la tasa de amortización será alta y disminuirá los años siguientes. Concretamente, esto significa que el valor de los activos fijos se deprecian más rápidamente durante los primeros años de amortización que en los últimos años. Como parte de la amortización decreciente de los ordenadores, la tasa de depreciación lineal debe multiplicarse por un coeficiente. Este coeficiente depende del bien por amortizar.

Coeficiente degresivo fiscal:

1,25 → 3 y 4 años 1,75 → 5 y 6 años 2,25 → + 6 años

Si tomamos como plazo de amortización de un ordenador 4 años, el cálculo será el siguiente:

• Tasa de amortización decreciente = (100% / 4) x 1.25 = %
• Amortización 1er año = Precio x 41.67%
• Amortización 2do año = Valor residual (Precio inicial - Amortización 1ro año) x 41.67%

Por ejemplo, has comprado un ordenador de 3000€ el 3 de julio de 2022 y deseas amortizarlo.

• 2022 : 3000€ x 41.67% x (181/365) = 620€
• 2023 (3000€- 620€) x 41.67% = 992€
• 2024: 1.388€ * 41.67% = 578€
• 2025: Queda por amortizar 3000€ - (620€+992€+578€) = 810€

La amortización decreciente de un ordenador aplica una dotación a las amortizaciones más importante durante los primeros años de uso del bien y después menos importante de ejercicio en ejercicio. El tipo utilizado para cada anualidad es el de la amortización lineal multiplicado por un coeficiente fijado por ley. La amortización decreciente de ordenadores sólo es aplicable a los bienes nuevos cuya duración de uso es superior a 3 años por lo que están dentro de las disposiciones del artículo 39A del Código General de Impuestos.

La amortización decreciente de ordenadores se ajusta mejor a las empresas jóvenes al poder deducir sumas más importantes en los primeros años de su actividad. Minimizan la cantidad de impuestos por pagar durante este período aún inestable en el que la provisión de efectivo es el objetivo principal. La duración de la amortización depende del tipo de bien, pero también del estado financiero de la empresa.

Si tu empresa genera muchos beneficios ➡️ Amortización decreciente Si su empresa tiene problemas de tesorería ➡️ amortización lineal

¿Qué hacer después de haber amortizado su ordenador?

Después de haber realizado la amortización de tu ordenador dentro de tu empresa, como directivo de empresa tienes varias posibilidades:

• Conservarlo: Si el ordenador funciona, puedes seguir usándolo.
• Dar el ordenador amortizado a tus empleados: según el Boletín Oficial de Impuestos no se considera un beneficio en especie (si el ordenador tiene un precio inferior a 2000€ y sin contrapartida financiera). El empleado, por su parte, no tiene que declararlo en su declaración de renta. Esto se aplica a los empleados en contrato a término definido e indefinido e incluso pasantes.
• Revenderlo: Supongamos que compras tu ordenador a 2500€ por ejemplo y que amortizas este ordenador en 3 años, por lo que, al cabo de 3 años, habrás amortizado 833€/año. Su valor neto contable es de 0€ (2500€ - 833€ x 3 años). Si lo vendes en 1000€, te harás una plusvalía de 1000 €, imponible a la tasa de derecho común (tasa de impuesto para empresas)
• Reciclarlo: tienes la posibilidad de reciclarlo para que pueda tener una segunda vida. Te hemos preparado una guía para que puedas reciclar tu ordenador y material informático de forma sencilla.

¿Y en caso de renting de ordenadores?

También puedes optar por alquilar los ordenadores de tu empresa en lugar de comprarlos, para no acaparar tu efectivo con el equipo informático. En este caso, la suscripción mensual se considera un gasto, pero pesará mucho menos en tu flujo de caja y te permitirá repartir el precio en varios años.

Esto te permite liberar dinero en efectivo para invertir en el núcleo de tu negocio.

Dado que las nuevas tecnologías evolucionan extremadamente rápido, el alquiler también puede ser interesante para asegurarse de contar con los últimos modelos.

Por último, puede permitirte acceder a un servicio completo. En Fleet, ofrecemos una suscripción mensual todo incluido: alquiler a largo plazo de los mejores ordenadores, servicio al cliente reactivo en caso de problemas, garantía de los aparatos, interfaz de pilotaje de dispositivos.

Pongamos un ejemplo: Vas a pedir ayuda a la BPI y necesitas tener al menos 30 000€ en la cuenta de tu empresa. Se ha unido a tu equipo un practicante que no tiene ordenador. En este caso, en vez de gastar 2000€ en la compra de un ordenador, es mejor alquilarlo y repartir ese gasto durante varios años.

En conclusión

¡Ya está! Ya conoces todo lo que hay que saber sobre la amortización de ordenadores en una empresa.