5 consejos para que el onboarding remoto de tus empleados salga bien

1. Pre-boarding: un paso clave

¿Qué es el pre-boarding?

El pre-boarding es un primer paso esencial antes de la llegada de un nuevo empleado. Tiene como objetivo dar al empleado una idea de su entorno de trabajo antes de su primer día en la empresa. También permite que el equipo de RRHH se prepare y organice todo lo que se necesita para la llegada de este nuevo empleado. Y es que se trata ante todo de establecer un vínculo entre el tutor, RRHH, el equipo y el empleado antes del primer día. En este período crucial, lo que buscas es dar seguridad y preparar la fase de integración del empleado.

¿Cómo hacer un pre-boarding?

La crisis del Covid-19 ha sido un periodo muy complicado y lleno de incertidumbres para muchos empleados. Es por eso que es esencial anticipar cada llegada para ofrecer una experiencia rápida y sencilla a tus nuevos colaboradores.

El pre-boarding puede comenzar unas semanas o incluso meses antes de la llegada de tu nuevo recluta. Esta es una oportunidad para despertar la curiosidad del interesado.

Durante este periodo, es necesario elaborar y preparar:

• Una actualización sobre tus necesidades y preparar el material informático adaptado a las necesidades de este nuevo empleado
• Sus espacios de trabajo: dirección de correo electrónico, identificadores y contraseñas de los diferentes programas de la empresa (Slack, Notion,...)
• Un intercambio regular con la persona antes del día de su llegada efectiva
• Envío de toda la documentación necesaria sobre la empresa
• Programación de reuniones con las partes interesadas
• Un correo electrónico de bienvenida al empleado y a todo el equipo para que todos puedan involucrarse en el proceso de integración.
• Tareas administrativas relacionadas con él

Lo más importante en este pre-boarding es preparar el onboarding con un seguimiento de las tareas que tendrá que realizar durante su formación con toda la información necesaria para un seguimiento autónomo y sin preocupaciones.

2. Equipar bien a un nuevo empleado

Un empleado bien equipado es la clave para un trabajo exitoso. Piensa en comprar o alquilar un ordenador con antelación para que esté disponible a la llegada del empleado.

¿Por qué alquilar equipos informáticos en lugar de comprarlos?

• Ventaja financiera: El costo de un alquiler es fijo, y la empresa lo paga mensualmente, a menudo a un precio más bajo. Esto permite a la empresa limitar gastos relacionados con los recursos informáticos. Preferir el alquiler en lugar de la compra también significa que no es necesario prever ninguna restricción de amortización para el equipo.
• Material informático reciente: Por lo general, un ordenador se puede utilizar durante un periodo medio de 3 años. En las empresas, debido al uso diario, este tiempo suele reducirse. Más allá del tercer año de uso de un ordenador, aparecen los inconvenientes. Estas molestias pueden tener varias fuentes, ya sea que el dispositivo se ha vuelto obsoleto e incompatible con la tecnología del momento, o debido a una actualización no realizada. Al elegir el alquiler de ordenadores portátiles, te aseguras de evitar ese tipo de problemas ya que los ordenadores son de última generación.
• Gestionar tu parque informático: Gracias al alquiler de ordenadores, esta opción es accesible. Ya no más sorpresas desagradables como quedarte bloqueado con incompatibilidades de hardware y/o software que pueden producirse al utilizar PC de diferentes marcas y/o referencias distintas. En lo que respecta a la seguridad, un parque informático homogéneo garantiza mejores garantías de inviolabilidad.

En Fleetofrecemos opciones y fórmulas variadas que se adaptan perfectamente a las expectativas de cualquier empresa. Las empresas se benefician de la experiencia de Fleet para evaluar sus necesidades de recursos de IT y los productos adecuados para satisfacerlas. Fleet ofrece a estas empresas todas las oportunidades para seguir creciendo al máximo en un entorno de trabajo ideal para sus empleados.

3. Proceso de integración primordial

La integración es fundamental para sentirse bien en una empresa, por lo que es aún más complicado cuando se realiza a distancia. Esta fase es esencial para el descubrimiento y la socialización.

¿Cómo hacer que la incorporación de un nuevo empleado sea exitosa?

• Organizar almuerzos virtuales con el equipo
• Organizar sesiones de juego
• Organizar e-meetings de vídeo semanales con cada equipo
• Organizar reuniones 1 a 1 para responder a las posibles preguntas y seguir el progreso de tu nuevo empleado

La integración permite al empleado:

• Tener más seguridad
• Motivarse para comprometerse al servicio de la empresa
• Crear una relación de confianza con el equipo
• Adaptarse de la mejor manera y ser operacional lo más rápido posible en un corto período de tiempo.

4. Prever un seguimiento de formación

El onboarding es el punto más importante para una buena preparación.

Elaborar un plan de seguimiento de cada tarea que deberá realizar el nuevo empleado con todos los documentos e información a su disposición para que sea lo más autónomo y eficaz posible.

Estas tareas permitirán al empleado conocer las herramientas que la empresa pone a su disposición para trabajar, los avances y los proyectos en curso, pero también los objetivos de la empresa, así como su misión, visión y su imagen de marca.

Ponte de acuerdo con los miembros del equipo y el departamento de recursos humanos para determinar cuáles son los temas de capacitación más relevantes e indispensables para la toma de posesión: video de demostración de productos, MOOC en relación con habilidades comerciales específicas, guía de buenas prácticas de teletrabajo, sesión de descubrimiento de software de negocios en videoconferencia, webinar de presentación de procesos internos...

No olvides acompañarlos en estas tareas, hacer seguimiento y ayudarlos a completarlos, responder a sus preguntas o problemas y estar lo más atento posible. Durante el periodo de prueba, mantén conversaciones periódicas con tu nuevo colaborador para evaluar qué tan positiva ha sido su integración!

5. Un tutor asignado

Cada nuevo empleado debe tener un referente/tutor al que poder dirigirse en caso de problemas o cualquier otra solicitud. Este tutor se encargará de aportar toda la información necesaria para el correcto desarrollo del onboarding de este nuevo empleado y favorecer su integración en la empresa.

La misión de un tutor es brindar apoyo y ayuda personalizada al nuevo integrante de tu equipo, responder a preguntas, estar disponible cuando sea necesario y ofrecerle reuniones personalizadas para poder acompañarlo durante su onboarding.

Un compañero de integración es aún más valioso cuando los nuevos empleados se enfrentan a configuraciones con trabajo remoto. No es solo un apoyo operativo y posiblemente emocional, sino que también presenta la cultura más amplia de la empresa, que es mucho más difícil de proyectar cuando se trabaja a distancia.