5 conseils pour réussir l'onboarding de ses collaborateurs à distance

1. Pré-boarding : une étape clé

Le pre-boarding c’est quoi ?

Le pre-boarding est une première étape essentielle avant l'arrivée d’un nouveau collaborateur. En effet, il vise à donner au collaborateur un avant-goût de son environnement de travail avant même son 1er jour dans l’entreprise, il permet aussi au RH de se préparer et de s’organiser en amont de toutes les tâches qui vont suivre l’arrivée de ce nouvel employé. Il permet avant tout d’établir un lien entre le tuteur, le RH,  l’équipe et le collaborateur avant le premier jour et donc en cette période quelque peu compliqué de rassurer et de préparer au mieux la phase d’intégration de l’employé.

Comment mener au mieux un pré-boarding ?

La crise du Covid-19 est une période très compliquée semé d’incertitudes pour beaucoup de nouveaux employés. C’est pour cela qu’il est indispensable d’anticiper chaque arrivée pour proposer une expérience rapide et simple à vos employés.

Le pré-boarding peut débuter quelques semaines voire quelques mois avant l'arrivée du collaborateur. C’est donc l’occasion de stimuler la curiosité de vos nouveaux employés.

Durant cette période, il est nécessaire d'élaborer et de préparer:

• Un point sur ses besoins et préparer le matériel informatique adapté aux besoins de ce nouveau collaborateur
• Ses espaces de travail : adresse mail, identifiants et mots de passe des différents logiciels de l’entreprise (Slack, Notion,...)
• Un échange régulier avec la nouvelle recrue avant le jour de sa prise de poste effective
• Un envoie de toutes la documentation nécessaire sur l’entreprise
• Le planning des réunions avec les personnes concernés
• Un mail de bienvenue au collaborateur ainsi qu’à l’ensemble de l’équipe pour que tous puissent s’impliquer dans le processus d’intégration.
• Les tâches administrative lié à ce nouveau employé

Le plus important dans ce pre-boarding est de préparer l’onboarding avec un suivi des tâches qu’il devra réaliser au cours de sa formation avec toutes les informations nécessaires pour un suivi autonome et sans soucis.

2. Bien équiper son nouvel employé

Un employé bien équipé est la clef d’un travail réussi. Pensez donc à acheter ou louer votre ordinateur en amont au domicile du collaborateur.

Pourquoi louer son matériel informatique plutôt que de l’acheter ?

• Avantage financier : Le coût d'une location est fixe, et l'entreprise s'en acquitte mensuellement, pour un prix souvent moindre. Cet atout permet à l'entreprise de limiter ses dépenses liées aux ressources informatiques. Privilégier la location au détriment de l'achat signifie également qu'aucune contrainte d'amortissement n'est à prévoir pour l’équipement.
• Matériel récent : En règle générale, un ordinateur est utilisable pendant une durée moyenne de 3 ans. En entreprise, en raison d'une utilisation quotidienne, ce délai peut être amené à se réduire. Au-delà de la troisième année d'utilisation d'un ordinateur, les désagréments apparaissent. Ces contrariétés peuvent avoir plusieurs sources, soit en raison d'un matériel devenu obsolète et incompatible avec la technologie du moment, soit à cause d'une mise à jour non effectuée pour divers motifs. En choisissant la location de pc portable, de telles problématiques sont inexistantes, car les ordinateurs sont de dernière génération
• Gérer son parc informatique : Grâce à la location d’ordinateur, cette option est accessible, ce qui éloigne les mauvaises surprises comme les incompatibilités du matériel et/ou des logiciels qui peuvent se produire lors de l'utilisation de pc de différentes marques et/ou de références distinctes. Sur le point de la sécurité, un parc informatique homogène est d'autant plus assuré de fournir les meilleures garanties d'inviolabilité.

Chez Fleet, nous proposons des options et des formules variées, et forcément l'une d'entre elles s'adaptera à l'attente de chaque société. Les entreprises bénéficient de l'expertise de Fleet pour évaluer ses besoins en ressources informatiques et les produits appropriés pour y répondre. Fleet donne à ces entreprises toutes les chances de continuer à se développer au maximum dans un environnement de travail idéal pour ses employés.

3. Processus d’intégration primordial

L’intégration est une chose primordiale pour se sentir bien dans une entreprise, il est d'autant plus compliqué quand c’est à distance. Cette phase essentielle de « découverte consacrée à l’apprentissage des différentes dimensions de la socialisation ».

Comment réussir l’intégration de son nouvel employé ?

• Organiser des déjeuners virtuels avec l’équipe
• Organiser des sessions de jeux
• Organiser des e-meeting vidéo hebdomadaire avec chaque équipe
• Organiser des meeting personnel pour répondre aux éventuelles questions et suivre l'avancée de votre nouveau collaborateur

L’intégration permet :

• de rassurer l’employé
• de donner envie de s’engager au service de l’entreprise
• de créer un lien de confiance avec l’équipe
• de s’adapter aux mieux le plus rapidement et le mieux possible pour le rendre opérationnels dans un temps court

4. Prévoir un suivi de formation

L’onboarding est le point le plus important pour une bonne préparation.

Élaborer un plan de suivi de chaque tâche que devra effectuer le nouvel employé avec tous les documents et informations à sa disposition pour qu’il soit le plus autonome et efficace possible.

Ces tâches vont permettre au collaborateur de connaître les outils de la boîte sur lesquels il devra travailler, l'avancée et les projets en cours mais aussi les objectifs de l’entreprise ainsi que sa charte et son image de marque.

Réfléchissez avec les membres de l’équipe et le service RH afin de déterminer quels sont les sujets de formation les plus pertinents et indispensables à la prise de fonction : vidéo de démonstration produit, MOOC en lien avec des compétences métiers spécifiques, guide de bonnes pratiques du télétravail, session de découverte des logiciels métiers en visio-conférence, webinar de présentation des processus internes…

N’oubliez pas de les accompagner dans ces tâches, de les suivre et de les aider à les effectuer, de répondre à leurs questions ou problèmes et d’être le plus à l’écoute possible. Au cours de la période d’essai, faites des points réguliers avec le nouveau collaborateur, afin de relever ses remarques positives suite à son intégration. !

5. Un tuteur attribué

Chaque nouvel employé doit avoir un référent/tuteur à qui il doit s’adresser en cas de soucis ou toutes autres demandes. Ce tuteur sera chargé d’apporter toutes les informations nécessaires au bon déroulement de l’onboarding de ce nouvel employé et favoriser son intégration au sein de l’entreprise.

La mission d’un tuteur est d’apporter un soutien et une aide personnalisé à son nouvel employé, de répondre à ces questions, d’être disponible quand il le faut chaque jour en proposant des réunions personnalisées pour pouvoir l’accompagner durant son onboarding.

Un compagnon d’intégration est encore plus précieux lorsque de nouveaux employés doivent gérer des configurations à distance. Il n’est pas uniquement un soutien opérationnel et éventuellement émotionnel mais il présente également la culture plus large de l’entreprise, ce qui est beaucoup plus difficile lorsque l’on travaille à distance.