Workspace
Réussir l’arrivée et l’intégration d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise à distance est une organisation très compliquée. Nous vous donnons 5 conseils pour mener au mieux l'onboarding d'un nouveau collaborateur à distance.
Alexandre Berriche
|Co-Founder at Fleet
Le pre-boarding c’est quoi ?
Le pre-boarding est une première étape essentielle avant l'arrivée d’un nouveau collaborateur. En effet, il vise à donner au collaborateur un avant-goût de son environnement de travail avant même son 1er jour dans l’entreprise, il permet aussi au RH de se préparer et de s’organiser en amont de toutes les tâches qui vont suivre l’arrivée de ce nouvel employé. Il permet avant tout d’établir un lien entre le tuteur, le RH, l’équipe et le collaborateur avant le premier jour et donc en cette période quelque peu compliqué de rassurer et de préparer au mieux la phase d’intégration de l’employé.
Comment mener au mieux un pré-boarding ?
La crise du Covid-19 est une période très compliquée semé d’incertitudes pour beaucoup de nouveaux employés. C’est pour cela qu’il est indispensable d’anticiper chaque arrivée pour proposer une expérience rapide et simple à vos employés.
Le pré-boarding peut débuter quelques semaines voire quelques mois avant l'arrivée du collaborateur. C’est donc l’occasion de stimuler la curiosité de vos nouveaux employés.
Durant cette période, il est nécessaire d'élaborer et de préparer:
Le plus important dans ce pre-boarding est de préparer l’onboarding avec un suivi des tâches qu’il devra réaliser au cours de sa formation avec toutes les informations nécessaires pour un suivi autonome et sans soucis.
Un employé bien équipé est la clef d’un travail réussi. Pensez donc à acheter ou louer votre ordinateur en amont au domicile du collaborateur.
Pourquoi louer son matériel informatique plutôt que de l’acheter ?
Chez Fleet, nous proposons des options et des formules variées, et forcément l'une d'entre elles s'adaptera à l'attente de chaque société. Les entreprises bénéficient de l'expertise de Fleet pour évaluer ses besoins en ressources informatiques et les produits appropriés pour y répondre. Fleet donne à ces entreprises toutes les chances de continuer à se développer au maximum dans un environnement de travail idéal pour ses employés.
L’intégration est une chose primordiale pour se sentir bien dans une entreprise, il est d'autant plus compliqué quand c’est à distance. Cette phase essentielle de « découverte consacrée à l’apprentissage des différentes dimensions de la socialisation ».
Comment réussir l’intégration de son nouvel employé ?
L’intégration permet :
L’onboarding est le point le plus important pour une bonne préparation.
Élaborer un plan de suivi de chaque tâche que devra effectuer le nouvel employé avec tous les documents et informations à sa disposition pour qu’il soit le plus autonome et efficace possible.
Ces tâches vont permettre au collaborateur de connaître les outils de la boîte sur lesquels il devra travailler, l'avancée et les projets en cours mais aussi les objectifs de l’entreprise ainsi que sa charte et son image de marque.
Réfléchissez avec les membres de l’équipe et le service RH afin de déterminer quels sont les sujets de formation les plus pertinents et indispensables à la prise de fonction : vidéo de démonstration produit, MOOC en lien avec des compétences métiers spécifiques, guide de bonnes pratiques du télétravail, session de découverte des logiciels métiers en visio-conférence, webinar de présentation des processus internes…
N’oubliez pas de les accompagner dans ces tâches, de les suivre et de les aider à les effectuer, de répondre à leurs questions ou problèmes et d’être le plus à l’écoute possible. Au cours de la période d’essai, faites des points réguliers avec le nouveau collaborateur, afin de relever ses remarques positives suite à son intégration. !
Chaque nouvel employé doit avoir un référent/tuteur à qui il doit s’adresser en cas de soucis ou toutes autres demandes. Ce tuteur sera chargé d’apporter toutes les informations nécessaires au bon déroulement de l’onboarding de ce nouvel employé et favoriser son intégration au sein de l’entreprise.
La mission d’un tuteur est d’apporter un soutien et une aide personnalisé à son nouvel employé, de répondre à ces questions, d’être disponible quand il le faut chaque jour en proposant des réunions personnalisées pour pouvoir l’accompagner durant son onboarding.
Un compagnon d’intégration est encore plus précieux lorsque de nouveaux employés doivent gérer des configurations à distance. Il n’est pas uniquement un soutien opérationnel et éventuellement émotionnel mais il présente également la culture plus large de l’entreprise, ce qui est beaucoup plus difficile lorsque l’on travaille à distance.
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