Que ce soit pour la startup qui démarre ou la PME déjà bien installée, le sujet de la gestion de son parc informatique est toujours un point central.

Équipements et matériels divers, serveurs, clouds, logiciels, applications et on en passe… La gestion d'un parc informatique peut vite devenir un casse-tête ou manquer de cohérence. Pour piloter cet univers ultra technique, les CEO ou IT manager se retrouvent souvent face à deux solutions :

D’une part, le recrutement d’une équipe technique pour réaliser la gestion du parc informatique en interne, D’autre part, l’infogérance informatique.

Dans un contexte économique incertain - période inflationniste et crainte d’une récession - beaucoup d’entreprises sont davantage tentées par la seconde option, plus souple et souvent bien moins coûteuse.

Est-ce le bon plan, la bonne idée ? C’est la question centrale de ce dossier : quels sont les avantages et les inconvénients de l’infogérance informatique ?

L’infogérance informatique, de quoi s’agit-il ?

L'infogérance informatique est un service qui consiste à externaliser la gestion et la maintenance des systèmes d'information de son entreprise en les confiant à un prestataire de services.

Il existe différents contrats d’infogérance et tous ne se valent pas. Globalement, selon les prestataires, ils peuvent inclure tout ou partie des services suivants :

• gestion des serveurs;
• des réseaux, des bases de données;
• des logiciels et des sauvegardes;
• la fourniture d’un support technique aux utilisateurs finaux.

L'intérêt premier de l'infogérance est de permettre aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier, tout en bénéficiant d'un niveau élevé de disponibilité et de sécurité pour leurs systèmes d'information. Le tout pour un budget inférieur à celui requis pour l'internalisation de ces services.

Quels sont les services proposés par l’infogérance informatique en général ?

Comme dit ci-dessus, les contrats d’infogérance informatique ne sont pas homogènes, ni coulés dans le marbre. Ils diffèrent, ils évoluent et sont évidemment conclus en fonction des besoins exprimés par les commanditaires.

D’un prestataire à l’autre, l’offre comprend généralement ce qui suit.

Tout d’abord, il y a l’aspect développement. Le prestataire peut vous accompagner pour la création, l’hébergement et la maintenance de votre site web, d’applications et de logiciels informatiques, qu’ils soient destinés à un usage interne ou externe.

L’entreprise chargée de la gestion de votre parc informatique peut également vous épauler pour la gestion de vos bases de données, leur stockage, ainsi que la mise en place et la maintenance de vos serveurs.

D’une manière concrète et pragmatique, un prestataire de ce type peut aussi fournir son support pour l’acquisition et le suivi du matériel informatique dont vos collaborateurs ont besoin pour exprimer leurs talents : ordinateurs, téléphones, tablettes, souris, claviers, vidéoprojecteurs, imprimantes, etc.

Et pour que toutes ces machines soient en mesure de s’entendre et de se parler, votre prestataire peut aussi effectuer les démarches nécessaires - et l’installation à la clé - pour vous fournir un réseau stable et qualitatif.

Le tout dans le tout, votre spécialiste en infogérance informatique doit garder un œil attentif sur la mise à jour régulière de votre infrastructure informatique (logiciels, applications, serveurs, etc.). Et que doit faire le deuxième œil, s'inquiéta notre lecteur attentif ? Sa fonction est particulièrement importante : il doit se focaliser sur la cybersécurité de votre entreprise.

Offshore, nearshore, onshore et multi-sources : que choisir pour son infogérance informatique ?

Lorsqu’on souhaite se lancer dans un contrat de collaboration d’infogérance informatique, une question se pose immanquablement sur la table : avec quel type d’entreprise dois-je signer ? Dois-je partir sur l’offshore pour limiter drastiquement les frais ? Sur de l’onshore ? Mais est-ce toujours si intéressant ?

Pour mieux comprendre le comment et le pourquoi de ces différentes alternatives, un petit topo n’est pas superflu.

Avantages et inconvénients de l’offshore

Vous l’aurez deviné : la principale raison de faire appel aux services offshore se trouve sur le total de la facture. Le coût est souvent bien plus faible, compte tenu du niveau salarial pratiqué sous les cieux concernés, comme l’Inde ou Madagascar, par exemple. La maîtrise de compétences que nous n’aurions pas ou plus difficilement sur notre territoire est également un autre intérêt de l’offshore. Il se trouve aussi, du fait des horaires décalés, qu’il est souvent possible d’avoir un contact 24/24h et 7/7j avec son agence.

Mais ce lot d’avantages a évidemment son revers. On pense notamment aux difficultés de communication. Des nœuds peuvent être causés par des soucis de langue ou des différences culturelles, notamment par rapport à l’éthique du travail. Étant différentes de pays à pays, les réglementations peuvent aussi vous confronter à des soucis de normes, par défaut de connaissances. La qualité générale des prestations ne sera pas à la hauteur de vos espoirs et votre rêve d’externalisation sera plus proche de la pagaille perdue que de la bataille gagnée.

Avantages et inconvénients du nearshore

Pour limiter les différences culturelles tout en conservant des coûts intéressants, vous pourriez aussi penser à une externalisation nearshore. Comprenez par là une externalisation de mission via des prestataires qui travaillent dans des pays proches ou frontaliers du vôtre : le Maroc, les pays de l’Est, etc.

Si la différence culturelle devient un moindre problème, le sujet des horaires et des délais de réaction rallongés ne doit pas être ignoré. Et tout comme pour l’offshore, des protocoles de sécurité devront être mis en place - et sérieusement appliqués - pour éviter des failles de sécurité trop dangereuses.

Avantages et inconvénients de l’onshore

Comme son nom le révèle, l’infogérance informatique onshore implique de travailler avec une entreprise située dans le même pays que celui de votre entreprise. Du côté des avantages, on peut a priori parler d’une harmonie culturelle et des facilités induites par l’usage d’une même langue. Nos amis de Suisse et de Belgique pointeront un petit bémol sur ce dernier point. Globalement, deux avantages sortent : une proximité géographique qui favorise les interventions physiques en cas de besoin et l’assurance d’avoir un parc informatique qui répond aux normes du pays.

Côté budget, la facture sera plus conséquente. En comparaison avec l’internalisation des services, l’économie de coûts restera certes substantielle, mais plus minime par rapport aux autres pays. Contrairement à la première pensée qui vient à l’esprit, la proximité géographique n’est pas toujours la garantie d’avoir des délais de réaction rapides. En réalité, ils sont parfois plus longs, à cause de la forte demande et de la tension du marché.

Avantages et inconvénients du multi-sources

Face à ces trois possibilités, on peut être tenté de faire son marché en choisissant l’option “un peu de tout". Sur papier, cela peut se révéler très intéressant. En combinant les avantages de chaque formule, on peut à la fois optimiser son vivier de compétences, veiller à sa réglementation, limiter les coûts et gagner en qualité/flexibilité

Si cela fait rêver, il faut clairement comprendre que cela exige une organisation cousue au millimètre, sous peine d’implosion. Cela implique aussi des risques de sécurité supplémentaires, puisque le nombre d’intervenants - et donc d’erreurs potentielles - se multiplie. Enfin, il est facile d’imaginer que certaines situations amèneront vos différents prestataires à intervenir de concert sur un problème ponctuel. Les problèmes de communication et le ping-pong des responsabilités ne manquera pas de vous faire perdre la tête.

Au bout du compte, vous l’aurez saisi : il faut trouver le meilleur compromis et se montrer intransigeant, quelle que soit la localisation.

Les intérêts majeurs de faire appel à l’infogérance informatique pour les PME et startups

Si les inconvénients de l’infogérance d’un parc informatique peuvent en effrayer certains, rappelons tout de même que cette piste présente des intérêts non-négligeables, notamment pour les startup et PME :

• La garantie d’avoir du matériel dernier cri.
• Des mises à jour constantes côté logiciel.
• Une cybersécurité bien maîtrisée.
• Des conditions de travail optimales pour les collaborateurs en matière d’équipement informatique.
• Le gain d’agilité sur les frais. L’infogérance informatique est idéale pour les entreprises dont la trésorerie peut fortement fluctuer, comme les startups et petites PME. En cas de coup dur, il est facile de réduire les coûts d’un mois à l’autre, contrairement à une internalisation.
• L’obtention de compétences spécialisées qu’il est difficile, voire impossible de financer en interne.
• Le confort d’avoir une équipe qui reste à jour. Pour obtenir le même effet en interne, vous ne pourriez vous passer d’un budget de formation important, qui viendrait s’ajouter au coût de la masse salariale.
• La mise en place extrêmement rapide. Contrairement au recrutement qui peut prendre du temps, notamment dans le secteur du développement logiciel (hausse des salaires IT et guerre des talents), le lancement d’une collaboration d’infogérance est généralement l’affaire de quelques semaines tout au plus.
• Le bonheur de se concentrer sur l’essentiel : votre business, vos clients, vos offres, votre rentabilité !
• Le profit d’une capacité de réaction bonifiée par rapport à l’interne, dont les ressources en temps peuvent être limitées. Ceci sans parler des arrêts maladies et des congés qui peuvent faire perdre un temps précieux pour la mise en place de certaines actions.

Les inconvénients potentiels

Si nous avons parlé de différences au niveau de l’éthique de travail, de la culture, de la langue ou encore des soucis de disponibilité, l’infogérance informatique peut parfois révéler d’autres freins.

• Dépendance : les entreprises peuvent devenir dépendantes de leur prestataire de services d'infogérance informatique, ce qui peut causer des problèmes de continuité de l'activité en cas de rupture de contrat.
• Passage à côté de certaines opportunités: en externalisant certaines tâches, les entreprises peuvent manquer des opportunités pour améliorer leur système informatique ou pour découvrir des besoins non couverts.
• Absence de transparence : les entreprises peuvent ne pas avoir une vue complète sur les processus et les systèmes gérés par leur prestataire de services d'infogérance informatique, ce qui peut les empêcher de prendre des décisions informées.
• Manque de compréhension des besoins : les prestataires de services d'infogérance informatique peuvent ne pas comprendre les besoins spécifiques de l'entreprise, ce qui peut entraîner une mauvaise gestion des systèmes et des processus.
• Risques sur la sécurité : que ce soit lors d’une intervention à distance ou à cause d’un hébergement mutualisé, les risques d’erreurs et d’accès aux données sont accrus si aucun protocole sérieux n’est mis en place.
• Risques financiers : une mauvaise compréhension des tâches à effectuer ou des prestations stipulées dans le contrat peut créer des frais cachés importants et des factures salées.

Quelques bonnes pratiques pour signer votre contrat d’infogérance informatique sans crainte

Au croisement des points “pour” et des éléments “contre”, il vous revient de prendre une décision. Si votre cœur penche pour la mise en place de l’infogérance informatique, voici quelques bonnes pratiques pour éviter les mauvaises surprises en cours de route…

• Créez un cahier des charges exhaustif et anticipatif de vos besoins pour que votre collaboration soit la plus limpide possible.
• Prenez le temps d’étudier les frais de votre prestataire et ce qu’ils comprennent exactement, dans quel cadre et quel délai.
• Prenez le temps d’expliquer de façon détaillée ce que fait votre entreprise à la société chargée de votre parc informatique. Demandez-lui d’intégrer cette connaissance dans son travail. Comprendre votre activité, c’est une clé décisive pour être proactif et anticiper ce qui doit l’être.
• Privilégiez un contact dédié, que ce soit dans l’entreprise ou chez le prestataire d’infogérance.
• Mettez en place un canal de communication dédié avec les différents intervenants sur ces sujets pour garder une trace complète de vos échanges (sur Slack, Zoom, etc.) en cas d’incident.
• Veillez à ce que votre prestataire soit bien assuré et que le contrat, en cas d’erreur de sa part, puisse vous protéger en termes d’indemnisations.
• Gardez un œil attentif sur les actions mises en place pour intervenir rapidement en cas de problème et ne déléguez pas à 100% ! Un œil IT de votre bord est sans doute la meilleure option pour être le plus efficace.

Fleet vous accompagne sur une partie de votre infogérance informatique !

La gestion de votre parc informatique est la pièce centrale de l'échiquier et il serait maladroit d’en sous-estimer l’importance. Chez Fleet, nous vous accompagnons dans la gestion complète de votre flotte de matériel informatique. De plus, nous vous louons des ordinateurs, tablettes et smartphones derniers cris. Mais ce n’est pas tout…

Nous mettons à votre disposition une plateforme 100% gratuite et digitalisée que nous avons baptisée Cockpit ! Elle vous permet de suivre l'intégralité votre flotte informatique, d'attribuer chacun de voos matériels à vos collaborateurs, gérer vos onboarding et offboarding et de commander directement sur la catalogue Fleet. Le Cockpit vous permets aussi de traquer vos efforts en termes de CO2 grâce à un dashboard complet et bien d’autres choses encore.

Parfaitement adaptée aux besoins des startups et des PME, ce logiciel vous fera gagner du temps pour votre coeur de métier. Testez-le gratuitement !