¿Por qué utilizar una plataforma de gestión de flotas para sus ordenadores?

Entre seguridad, durabilidad, mantenimiento, asignación de equipos y cuestiones de fin de vida útil, la gestión de un parque informático implica muchas tareas peligrosas.

Para garantizar una productividad eficaz de los empleados y la tranquilidad frente a las ciberamenazas, la gestión llevada a cabo por el CIO (Chief Information Officer) y su equipo debe ser irreprochable. Es en este contexto donde la plataforma de gestión del parque informático puede resultar extremadamente útil.

En este artículo, exploramos en detalle las razones por las que merece la pena considerar este tipo de solución.

Gestión de activos informáticos: definiciones

Como es lógico, no nos adelantemos y recordemos rápidamente de qué estamos hablando cuando nos referimos a un parque de equipos informáticos.

¿Qué es un parque informático?

El término "parque informático" hace referencia a los equipos informáticos que posee o utiliza/alquila una empresa para garantizar su buen funcionamiento. Esto incluye los equipos propiedad de los directivos y otros empleados de la empresa. Detrás de una flota hay multitud de elementos:

• Ordenadores
• Tabletas
• Teléfonos inteligentes
• Servidores

Pero hay más de lo que parece. Los dispositivos periféricos también se ven afectados:

• Impresoras, fotocopiadoras y escáneres,
• Herramientas de almacenamiento,
• Auriculares y micrófonos Bluetooth,
• Ratones
• Teclados
• Cámaras web

La gestión también incluye las licencias de software necesarias para las tareas cotidianas de los empleados, ya sean suites como Microsoft Office o herramientas específicas del sector como los productos de Adobe (Photoshop, Illustrator, etc.).

Por último, el concepto de parque informático engloba dispositivos más especializados, como lectores de códigos de barras en los almacenes, cajas registradoras de nueva generación, terminales de pago, etc. En resumen, ¡es un concepto amplio! Por no hablar del hecho de que, sin ser propietarios de ellos, las empresas pueden incluir los dispositivos de sus empleados en la definición de su parque y su inventario como parte del esquema BYOD (Bring Your Own Device).

¿Qué entendemos por gestión de activos informáticos?

No hace falta decir que la gestión de un parque informático implica orquestar las distintas operaciones asociadas a tantos dispositivos. No se trata sólo de adquirir nuevos equipos cuando se incorpora un nuevo miembro o cuando surge la necesidad de cambiar una máquina.

Más allá del pedido y la simple distribución de equipos, la gestión es un auténtico entramado de procesos para diversas cuestiones, como la asignación y anulación de equipos, el mantenimiento (actualizaciones, reparaciones, corrección de errores), la protección de datos, el bloqueo de intrusiones, la gestión del final de la vida útil de los equipos y la optimización general del entorno informático de la empresa.

Si es fácil comprender que un sepulturero necesita su pala para trabajar, es igualmente fácil ver que un diseñador 3D se encontrará en un verdadero aprieto sin su máquina y su software. En otras palabras, el papel del CIO y su equipo es crucial, y el hecho de que la infraestructura informática y las necesidades futuras se gestionen con éxito o no tendrá un gran impacto en el rendimiento general de la empresa, tanto si hablamos de una start-up, una PYME o una ETI.

¿Por qué debes gestionar tu flota con cuidado?

Como acabamos de decir, la gestión de un parque informático plantea una serie de problemas. Entremos ahora un poco más en detalle.

Seguridad y equipamiento

En primer lugar, el objetivo de la gestión de un parque informático -se apoye o no en una plataforma- es proteger los dispositivos de la empresa para protegerse de las distintas ciberamenazas. Entre ellas, los intentos de suplantación de identidad, las intrusiones, los virus, etc.

Una buena gestión también se ocupará de asignar y retirar los equipos a los empleados lo antes posible. Es vital que un nuevo empleado pueda empezar a trabajar de inmediato y que todo su equipo y acceso estén listos. Esta es una parte integral de un buen proceso de incorporación.

Del mismo modo, cuando un empleado abandona la empresa (offboarding), es importante asegurarse de que se revoca el acceso a los sistemas para evitar cualquier riesgo. Siguiendo con el tema de la seguridad y la regulación, el uso de una plataforma de gestión informática es una gran manera de garantizar el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Crear una estrategia informática a largo plazo

La misión del CIO no se basa únicamente en el principio de reacción. Como gestor de flotas, su papel es crear una estrategia informática a largo plazo, responder a las necesidades del presente con la vista puesta en el futuro y optimizar todos los procesos.

Con esta idea en mente, creará una política de seguridad clara y pondrá en marcha normas bien establecidas para la compra y reventa de equipos, por ejemplo. También decidirá si externaliza o no esta gestión y si utiliza una plataforma, ya sea SAAS o no. Todo ello con un único objetivo: ayudar a la empresa y a sus empleados a rendir y alcanzar sus objetivos empresariales.

Garantizar el mantenimiento y la eficacia de las herramientas

Garantizar la seguridad, permitir que los empleados trabajen desde el momento en que se incorporan a sus puestos, establecer una serie de normas para facilitar la gestión diaria... Son muchas las cuestiones en juego, y hay muchas otras, como garantizar el mantenimiento de los equipos. En caso de avería, rotura o fallo, hay que poder reaccionar rápidamente para limitar la pérdida de productividad del empleado afectado.

Para ello, la empresa necesita contar con socios en los que pueda confiar para reparar o encargar nuevos equipos. O, en el caso del leasing con Fleet, acudir a nuestra cabina para realizar nuevos pedidos o gestionar problemas en cuestión de instantes.

Para evitar averías, es conveniente revisar los equipos con regularidad. Además de comprobar que los equipos funcionan correctamente, el responsable informático se encargará de actualizar las herramientas y el software con regularidad.

Reducir costes para la empresa

La gestión de un parque informático también genera costes, ¡mucho más allá de la compra inicial de equipos! Uno de los retos es, obviamente, reducir esta partida de gastos sin perder calidad de ejecución.

Los costes asociados a la gestión de un patrimonio informático

Además del coste del hardware inicial, usted y su departamento informático tendrán que tener en cuenta otras partidas de gastos:

• Tiempo de mano de obra de gestión
• Reparaciones de equipos
• Logística (entrega, recogida de paquetes, etc.)
• El impacto de las averías en la productividad de sus equipos.
• El coste de los seguros vinculados a los equipos

Es fácil ver cómo los gastos pueden acumularse rápidamente sin que te des cuenta.

Optar por el renting para limitar los costes

Ante esta situación, vale la pena preguntarse si no sería una buena idea pasar de los costes de Capex a los de Opex, sobre todo para las empresas de nueva creación y las PYME, que a menudo necesitan más liquidez para acelerar su crecimiento. Además de favorecer la economía de uso, este cambio de paradigma permite limitar las necesidades de gestión de su flota, ya que algunos servicios (mantenimiento, seguros, gestión del ciclo de vida) están incluidos en el servicio de alquiler.

En Fleet, le ofrecemos la posibilidad de alquilar equipos informáticos (ordenadores, tabletas, smartphones, etc.) y mobiliario de oficina (escritorios, cabinas acústicas, sillas ergonómicas, etc.) para ayudarle a mejorar su productividad y su crecimiento sin reducir su tesorería. Además de proporcionarle equipos de última generación por una cuota mensual, se beneficiará de una plataforma, Cockpit, que le permitirá gestionar sus asignaciones de equipos, pedidos, necesidades de reparación y mucho más.

Nuestra oferta también incluye la gestión del ciclo de vida de sus equipos, con sustitución cada 3 años. A continuación, nos encargamos del reacondicionamiento de los equipos recuperados (tras un cuidadoso borrado de los datos), de su destrucción o de su reciclaje, en función de lo que sea factible.

Adaptación a las necesidades cambiantes de la empresa

Las empresas evolucionan rápidamente, y sus necesidades de TI evolucionan con ellas. Una gestión eficaz de los activos informáticos debe ser proactiva y anticiparse a las necesidades futuras. ¿Un nuevo tipo de hardware para una nueva actividad? ¿Una ampliación de una licencia de software porque va a haber más usuarios?

La clave está en anticiparse recabando información de la dirección, que podrá dar una indicación de la dirección que está tomando la empresa y de sus necesidades futuras.

Garantizar el final de la vida útil de los equipos

En un mundo consumista, amenazado por el calentamiento global y los problemas medioambientales, es más que vital tener en cuenta el ciclo de vida de los equipos.

A la hora de deshacerse de los equipos, los departamentos informáticos deben hacer todo lo posible por limitar su huella de carbono, ya sea dándoles una nueva vida, donándolos a organizaciones benéficas o revendiéndolos, o reciclándolos de forma responsable.

Permite que tus equipos y tu personal se concentren en su actividad principal

Todo lo que acabamos de comentar tiene un único objetivo: permitir que sus equipos se concentren en su actividad principal, sin tener que preocuparse por las preocupaciones que acabamos de mencionar.

Cuando la gestión de la tecnología es fluida y eficaz, los equipos y los empleados pueden concentrarse plenamente en sus tareas principales y alcanzar la productividad que espera su empresa.

Plataforma de gestión informática: la solución que te ayudará a gestionar tu flota con eficacia

Por tanto, la gestión del parque informático de una empresa requiere una gran experiencia. De este modo tiene sentido examinar las herramientas que permiten llevar a cabo esta tarea con eficacia, como las plataformas de gestión informática o el software MDM (Mobile Device Management). En términos sencillos, se trata de una herramienta que permite a los gestores de flotas controlar todo a distancia, con la excepción de las averías físicas, por supuesto.

Por ejemplo, este tipo de software puede

• Realizar actualizaciones o instalaciones remotas (antivirus, software, cortafuegos, sistema operativo, etc.) en los distintos dispositivos,
• Comprobar la integridad de la seguridad de la infraestructura informática,
• Asignar o revocar el acceso de los empleados,
• Pedir nuevo hardware,
• Gestionar el ciclo de vida,
• Aplicar procesos de seguridad (por ejemplo, prohibir las visitas a determinados sitios o la instalación de aplicaciones).
• Cumplir las distintas normativas, ¡incluso en el contexto de Bring Your Own Device!

Aunque casi todas pueden ayudarte en la gestión diaria de tu infraestructura informática, estas plataformas son todas diferentes, y depende de ti seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades. Haz una lista de ellas y compáralas para decidir cuál es la que más te conviene. Atención: algunas plataformas sólo funcionan con un sistema operativo (Windows, IOS, Linux), mientras que otras son más polivalentes.

Consciente de estos problemas, Fleet ha decidido lanzar su propia plataforma de gestión de equipos informáticos en septiembre de 2023, para apoyar a las empresas en su búsqueda de una gestión de flotas más eficiente y eficaz.

Además de poder alquilar tus equipos y gestionar averías y asignaciones, podrás beneficiarte de una serie de nuevas funciones. ¿Te interesan nuestros servicios? Obtén más información aquí.