Mobile Device Management (MDM): ¿qué ventajas ofrece a las PYME?

En los últimos años, la gestión de la flota tecnológica (ordenadores, teléfonos inteligentes, tablets...) se ha convertido en una de las principales preocupaciones de las empresas, en la encrucijada de diversas cuestiones de IT y RRHH.

La demanda de movilidad y flexibilidad por parte de los empleados ha provocado un aumento del número de dispositivos en uso. La seguridad de los terminales y de los datos se ha convertido en un imperativo para las empresas, en un contexto de aumento de las ciberamenazas y de exigencias reglamentarias más estrictas (norma ISO 27001, directiva NIS 2). Sin embargo, dedicar recursos a la gestión del parque móvil de la empresa no siempre es fácil para las pequeñas y medianas empresas: falta de expertos informáticos, falta de tiempo, etc.

Aquí es donde las soluciones de Mobile Device Management (MDM) cobran todo su sentido. El uso de este tipo de soluciones no está reservado a los grandes grupos. Las start-ups y las PYMEs también están familiarizadas con estas cuestiones y tienen todo el interés en adoptar un MDM para simplificar la gestión de su flota móvil y asegurar sus dispositivos.

A continuación, analizaremos el funcionamiento de la gestión de dispositivos móviles y sus principales ventajas para las empresas de nueva creación y las PYME y descubriremos también cómo elegir e instalar un MDM.

¿Qué es un Mobile Device Management (MDM)?

Mobile Device Management (MDM): Definición

El Mobile Device Management (MDM) es un software de gestión de IT diseñado para empresas. El MDM sirve para gestionar y proteger los distintos dispositivos móviles, sea cual sea su sistema operativo.

¿Qué hace realmente la gestión de dispositivos móviles? El MDM permite a las empresas controlar y proteger sus activos informáticos móviles, realizando a distancia una serie de acciones como parametrizar dispositivos, realizar las actualizaciones necesarias o incluso bloquearlos si es necesario. El MDM permite acceder en tiempo real a la actividad del parque móvil, al nivel de seguridad de cada dispositivo, a los equipos asignados a cada empleado, a las existencias disponibles, etc.

¿Cómo funciona un MDM para gestionar activos informáticos?

Un Mobile Device Management suele adoptar la forma de una plataforma centralizada con una interfaz única. Las principales funcionalidades de un MDM son las siguientes:

• Gestión de activos informáticos: Asignación de equipos, control, inventario, seguridad, adquisición y financiación de equipos, resolución de incidencias, seguros, soporte.

• Seguridad de la flota y protección de los datos: Cifrado de los discos duros, bloqueo remoto de los terminales en caso de pérdida o robo, activación de cortafuegos, activación de actualizaciones automáticas del sistema operativo (SO).

• Ajustes automatizados para simplificar el proceso de alta y baja.

Todas estas acciones se realizan a distancia.

¿Por qué utilizar una solución MDM para tus equipos informáticos?

1. Ahorro de tiempo

Una de las principales ventajas de una solución de gestión de dispositivos móviles es que permite a las empresas dedicar menos tiempo a la gestión de sus flota IT, sobre todo porque los empleados no tienen que apresurarse a realizar estas tareas de gestión y mantenimiento repetitivas y poco gratificantes.

En las empresas que no disponen necesariamente de un equipo informático que se ocupe de estas tareas (sobre todo las pymes y las empresas de nueva creación), el MDM toma el relevo automatizando una serie de tareas. Toda la logística que rodea a la flota móvil se reduce gracias a la automatización y la gestión remota ("Zero Touch Deployment").

2. Proteger el parque móvil y los datos

La seguridad de los dispositivos y los datos se ha convertido en una cuestión cada vez más importante para las empresas, con el aumento de la movilidad de los empleados, la proliferación de terminales y el creciente número de ciberataques. Según fuentes de la Guardia Civil, las PYMEs son el objetivo del 70% de los ciberataques en España. Y las consecuencias de los ciberataques son especialmente desestabilizadoras para este tipo de organizaciones: interrupción del servicio con impacto en la actividad, pérdidas financieras, consecuencias jurídicas vinculadas a posibles fugas de datos, etc.

Proteger los dispositivos móviles es una medida de seguridad básica. Para las pymes y start-ups que no tienen necesariamente los recursos para desplegar soluciones de ciberseguridad sofisticadas y costosas (por falta de tiempo y de expertos disponibles), utilizar una herramienta de gestión de dispositivos móviles es una buena solución: visibilidad sobre la seguridad de toda la flota, cifrado remoto de datos, etc.

3. Mejorar la experiencia de los empleados

Proporcionar un espacio de trabajo digital plenamente operativo es ahora un factor clave para contratar y retener a los empleados con éxito. La implantación de un MDM respalda estos objetivos. Esta solución reduce los tiempos de espera para la entrega de equipos y minimiza los errores de asignación y configuración. Los nuevos empleados ya no tienen que perder varias horas el día de su llegada persiguiendo su equipo o esperando a que esté correctamente configurado antes de empezar a trabajar.

El Mobile Device Management no es sólo para los nuevos empleados. También facilita la vida a los equipos informáticos (cuando existen). Algunas herramientas son tan intuitivas y fáciles de usar que incluso pueden utilizarlas personas no expertas en IT.

¿Cuáles son las ventajas de un MDM en términos de ciberseguridad?

MDM, una respuesta a la necesidad de proteger terminales y datos

El aumento del número de dispositivos utilizados en las empresas hace que se multipliquen los puntos de entrada al sistema de información. Utilizar una solución MDM para el parque informático facilita la aplicación de medidas de seguridad básicas: cifrado de datos, activación de cortafuegos y actualización de sistemas operativos a distancia.

Los empleados sólo tienen acceso a las aplicaciones y servicios que necesitan para su trabajo. En caso de incidente, como el robo o la pérdida de un dispositivo, la gestión de dispositivos móviles permite bloquear el dispositivo y borrar sus datos a distancia de forma rápida y sencilla.

Un activo para facilitar el cumplimiento de las normativas

Las normas y certificaciones de ciberseguridad son cada vez más exigentes: ISO 27001, SOC 2, Cyber Essentials. El uso de herramientas tipo MDM es un primer paso para cumplir estos requisitos de seguridad (con cifrado de datos, por ejemplo) y marcar criterios importantes.

En algunos sectores, las empresas están sujetas a obligaciones específicas de ciberseguridad. Es el caso de las fintech utilizar una solución de gestión de dispositivos móviles les ayuda a cumplir las normas de seguridad exigidas por su sector de actividad.

El contexto normativo de la ciberseguridad está en constante evolución. Uno de los temas que preocupa actualmente a las empresas es la transposición de la directiva europea NIS 2 a la legislación francesa (antes de octubre de 2024). Más sectores y entidades se verán afectados. Muchas empresas verán reforzadas sus obligaciones en materia de ciberseguridad. Implementar y utilizar un MDM para gestionar tus activos informáticos facilitará tu proceso de cumplimiento.

¿Cómo mejora la gestión de dispositivos móviles los procesos de llegada y salida?

Automatizar procesos para que funcionen mejor

Los procesos de llegada y salida se han convertido en momentos críticos con las dificultades de contratación que atraviesan actualmente las empresas. Su objetivo es que estas etapas clave sean lo más fluidas posible.

Durante el onboarding, el MDM permite configurar y parametrizar automáticamente los dispositivos, todo a distancia gracias al "despliegue Zero Touch". El equipo que se entrega al empleado a su llegada es inmediatamente funcional, porque las aplicaciones ya se han instalado y los ajustes de seguridad ya se han realizado. La incorporación de los informáticos es una cuestión especialmente importante para las nuevas empresas de rápido crecimiento que contratan a muchas personas.

El uso de una herramienta de gestión de dispositivos móviles también facilita la salida de los empleados. Cuando los empleados se marchan, sus dispositivos pueden restablecerse más fácilmente. Se devuelven a su estado original y se reasignan rápidamente.

Optimizar la experiencia del empleado: cuando las IT se convierten en un problema de RRHH

Un MDM optimiza la experiencia del empleado de principio a fin, proporcionando a los empleados equipos totalmente funcionales cuando llegan. También ayuda a las empresas a preparar y asegurar las salidas (gestionando el traspaso de equipos, por ejemplo).

El uso de una solución de este tipo no es sólo prerrogativa de los equipos informáticos. Algunas soluciones MDM pueden conectarse con el software de RRHH en uso, facilitando la colaboración entre los equipos de IT y RRHH. Si te interesa esta función, asegúrate de comprobarla cuando realices tu evaluación comparativa.

¿Cómo elegir una solución de MDM? 3 criterios clave a tener en cuenta

1. El sistema operativo de la empresa

A la hora de elegir un Mobile Device Management, primero debes tener en cuenta tus necesidades y la realidad de tu base de IT: ¿está compuesta exclusivamente por equipos Mac o PC, o por ambos sistemas operativos? Si te encuentras en la primera categoría, opta por un MDM de plataforma única.

Si tu infraestructura informática es "mixta" (es decir, con dos sistemas operativos), opta por un MDM multiplataforma. Estas soluciones suelen ser más recientes y compatibles con varios sistemas operativos. Podrás gestionar toda tu flota de móviles en una única plataforma.

2. Facilidad de uso

La facilidad de uso es un criterio especialmente importante para las empresas que no cuentan con expertos informáticos. Su objetivo: simplificar la gestión del parque informático, sin crear una fábrica de gas. Y eso significa ofrecer una plataforma fácil de usar y que permita realizar una serie de acciones sencillas (por ejemplo, bloquear un dispositivo a distancia en caso de robo). Esa es la elección que hizo Fleet al crear su oferta de Mobile Device Management: proporcionar a las empresas una plataforma MDM "completa pero no compleja", diseñada también para perfiles no técnicos.

3. El coste de una solución de gestión de dispositivos móviles

También debes tener en cuenta el coste de la solución MDM que piensas implantar. Las ofertas suelen incluir un coste por terminal y por mes. En función del número de dispositivos que vayas a inscribir, podrás calcular rápidamente el presupuesto que necesitas reservar.

El coste de un MDM no puede considerarse un simple "gasto". Si sopesas el coste de esta solución con sus numerosas ventajas (seguridad, sencillez, automatización, ahorro de tiempo, etc.), verás que puede ser una de las mejores inversiones en IT que tu empresa puede hacer.

¿Cómo se configura un MDM para la gestión de IT?

La instalación de un MDM es relativamente sencilla, lo que constituye una de sus principales características. Estas son las principales etapas de la instalación del MDM de Fleet.

Paso 1: Activa MDM y selecciona los dispositivos en los que deseas instalarlo.

Paso 2: El usuario del dispositivo recibe un correo electrónico con un enlace para descargar la herramienta de gestión de dispositivos móviles.

Paso 3: El usuario descarga el MDM y valida su instalación en los ajustes de gestión del perfil del dispositivo.

Con el "Zero Touch Deployment" que ofrece el MDM de Fleet, el usuario no tiene nada que hacer en el caso de ordenadores Mac nuevos o restablecidos a los valores de fábrica.

Paso 4: Los equipos responsables de sus flota, sean o no expertos en informática, pueden gestionar a distancia los distintos dispositivos móviles de la empresa: configurar y establecer el software y el acceso a los datos, desplegar medidas de seguridad y actualizar los sistemas operativos.

Cuando los nuevos empleados se incorporan a la empresa, sólo tienen que instalar la solución MDM en sus dispositivos (integrar los terminales en Cockpit Fleet y activar la opción MDM). En cuanto llegan, pueden beneficiarse de las configuraciones establecidas previamente para sus puestos de trabajo.

Para recordar

• Una solución MDM permite la gestión remota de dispositivos móviles
• Principales ventajas de un MDM: facilidad de uso, ahorro de tiempo, incorporación y desconexión automatizadas, dispositivos seguros
• El uso de un MDM facilita las certificaciones de ciberseguridad ISO 270001 y SOC2
• Elegir una plataforma mixta cuando coexisten varios sistemas operativos en la empresa
• Facilitar el uso de la plataforma
• Asegúrate de que la plataforma permite una "implantación sin intervención".

¿Quieres proteger tus dispositivos móviles y automatizar la incorporación? Una solución de gestión de dispositivos móviles (MDM) te ahorrará tiempo y te facilitará las cosas: gestión remota, ajustes automatizados, mayor seguridad y una mejor experiencia para los empleados. Gestionar tu flota móvil ya no es un quebradero de cabeza. Instala la herramienta MDM adecuada para ti, de forma rápida y sencilla.

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