Inventario de IT: buenas prácticas en 2023

¿Qué es el inventario de activos informáticos?

A. Definición de un inventario de activos informáticos

Un inventario informático es una lista detallada de todos los equipos informáticos utilizados en una empresa, como ordenadores de sobremesa, portátiles, servidores, impresoras, teléfonos, redes, software, etc. También puede incluir información sobre las personas que utilizan estos equipos, contratos y facturas, ubicaciones físicas, fechas de compra, puesta en servicio, garantías y software. También puede incluir información sobre quién utiliza los equipos, contratos y facturas, ubicaciones físicas, fechas de compra y puesta en marcha, garantías y especificaciones técnicas.

B. ¿Qué importancia tiene el inventario informático?

• Gestiona los activos: El inventario de activos informáticos permite hacer un seguimiento de los activos de la empresa, saber dónde están y cómo se utilizan, y gestionar su ciclo de vida y las sustituciones en función de su antigüedad y estado.

• Anticipa la incorporación de los nuevos empleados: cuando lleguen nuevos empleados, ten una visibilidad completa de los dispositivos en reserva o por adquirir para tus empleados. Esto te ayudará a ahorrar dinero y a gestionar sus costes de TI de forma más eficaz.

• Gestiona la resolución de incidencias: El inventario de activos informáticos permite hacer un seguimiento de las máquinas en mantenimiento.

• Anticipa la renovación de los equipos informáticos: El inventario de activos informáticos ofrece la visibilidad necesaria para controlar el ciclo de vida de los equipos y renovar a tiempo los equipos informáticos de tu personal para evitar un bajo rendimiento.

• Maximiza la seguridad de tus equipos: Un inventario de activos informáticos permite saber dónde está cada equipo, quién lo tiene y cuánto tiempo lleva en su poder, para que puedas gestionar los robos y las pérdidas más fácilmente.

• Gestionar los costes: un inventario de activos informáticos te permite gestionar tu flujo de caja de forma anticipada, sabiendo cuánto cuesta cada equipo para que puedas anticiparte a los costes futuros.

En resumen, el inventario de activos informáticos es una herramienta de gestión clave para las empresas, que les permite maximizar el uso de los activos informáticos, mantener la seguridad, gestionar el servicio posventa y reducir los costes operativos.

Contenido del inventario de activos informáticos

A. ¿Qué equipos deben incluirse en el inventario de activos informáticos?

Un inventario informático debe incluir todos los equipos informáticos utilizados en la empresa, como:

• Ordenadores de sobremesa y portátiles: todos los modelos, configuraciones y números de serie.

• Impresoras y escáneres

• Accesorios: ratón, teclado, doble pantalla

• Teléfonos móviles

• Tablets

• Redes

• Servidores

• Software: todo el software instalado en los equipos informáticos de la empresa, incluidos los sistemas operativos, el software de escritorio, el software de seguridad y el software de gestión.

• Cámara, cámaras fotográficas, micrófono

• Otros equipos: memorias USB, discos duros, etc.

B. ¿Qué información debe registrarse para el inventario de activos informáticos?

Para clasificar y organizar su inventario informático, debe determinar ciertos criterios:

• El nombre del ordenador (por ejemplo, MacBook Pro 14)

• Número de serie

• Marca/modelo

• Fecha de compra o de inicio del contrato (en caso de leasing)

• El nombre y la estación de trabajo a la que está asignado el equipo

• Especificaciones (256 GB, 8 GB, etc.)

• Ubicación (en sus oficinas o en las instalaciones del empleado)

Los extras:

• Sección "En reparación" (para saber si se está reparando) o "En reserva" (para saber cuántos equipos hay en stock)

• Integrar contratos y facturas

• Añadir una sección de "Comentarios" para añadir cualquier cosa que pueda necesitar para controlar su flota

Una vez registradas, estas funciones le ayudarán a gestionar fácilmente su inventario de activos informáticos, aumentar su productividad y ahorrar tiempo en sus tareas de mayor valor añadido.

Métodos de inventario de activos informáticos: ¿Automatizados o manuales?

A. Inventario automatizado

1. Herramientas de inventario de activos informáticos. Hoy en día existen numerosas herramientas que permiten organizar y gestionar automáticamente los inventarios de activos informáticos. Una herramienta especializada permite inventariar los activos informáticos, controlar mejor los equipos, ganar tiempo y encontrar más fácilmente toda la información relativa a los activos informáticos.

Fleet ofrece una herramienta de gestión de flotas, Cockpit, que facilita la gestión de su flota gracias a una interfaz sencilla y digitalizada. Está equipada con una serie de funciones que le ayudarán a ahorrar tiempo a la hora de hacer inventario de sus activos informáticos:

• Importa tus equipos informáticos

• Asigna a tus empleados

• Añade etiquetas

• Inserta tus contratos y facturas

• Añade estados ("En reserva", "En reparación" o "En servicio")

• Añade comentarios

• Observa la actividad de los equipos

• Gestiona tu servicio posventa

• Visualiza tus datos en un cuadro de mandos

• Solicita fácilmente tus equipos alquilados en el sitio web de Fleet

2. ¿Cuáles son las ventajas de automatizar el inventario de activos informáticos? El inventario automatizado tiene una serie de ventajas:

• Ahorrar tiempo

• Reducir los errores humanos

• Informes detallados

• Interfaz sencilla y clara

• Información fácil de encontrar

B. Inventario manual

1. Utilizar formularios en papel u hojas de cálculo Se puede realizar un inventario manual utilizando formularios en papel u hojas de cálculo para registrar la información de los equipos, como GoogleSheet o Excel. Sin embargo, este método es más tedioso y propenso a errores humanos.

2. ¿Cuáles son las desventajas del método manual? Los métodos manuales tienen una serie de desventajas:

• Propensos a errores.

• Posibilidad de pérdida o eliminación del documento

• Documento poco claro y complicado de entender

• Pérdida de tiempo

IV. Actualización del inventario de bienes informáticos

Es esencial mantener actualizado el inventario informático por varias razones:

• Anticiparse a las necesidades

• Gestionar las altas y bajas

• Respetar el ciclo de vida de sus equipos informáticos (3 años para un ordenador)

• Gestionar el servicio posventa

• Gestionar los costes informáticos

• Adquirir nuevos equipos informáticos

En resumen, el inventario informático es un proceso esencial para la gestión y el mantenimiento de la red informática de una empresa. Permite evaluar el estado de los equipos informáticos, detectar posibles problemas y planificar las actualizaciones y sustituciones necesarias. Existen varios métodos para realizar un inventario, pero el uso de herramientas automatizadas es el más eficaz para ahorrar tiempo y limitar los errores humanos.