Ventajas e inconvenientes de la externalización informática para tu empresa

Tanto si se trata de una empresa emergente como de una PYME consolidada, la gestión de tus equipos informáticos es siempre un tema central.

Equipos y hardware diversos, servidores, nubes, software, aplicaciones... La gestión de tus equipos informáticos puede convertirse rápidamente en un quebradero de cabeza o carecer de coherencia. Los directores generales o los responsables informáticos se enfrentan a menudo a dos soluciones cuando se trata de gestionar este mundo ultratécnico:

Por un lado, la contratación de un equipo técnico para gestionar el parque informático internamente y, por otro, la externalización.

En un clima económico incierto -un periodo de inflación y miedo a la recesión-, muchas empresas se ven más tentadas por la segunda opción, más flexible y a menudo mucho menos costosa.

¿Es el plan adecuado, la idea correcta? Esa es la pregunta central de este número: ¿cuáles son las ventajas y los inconvenientes de la externalización informática?

¿Qué es la externalización informática?

La externalización informática es un servicio que consiste en subcontratar la gestión y el mantenimiento de los sistemas de información de una empresa a un proveedor de servicios.

Existen diferentes tipos de contratos de externalización, y no todos son iguales. En general, dependiendo del proveedor de servicios, pueden incluir todos o algunos de los siguientes servicios:

• Gestión de servidores
• Redes, bases de datos
• Software y copias de seguridad;
• Asistencia técnica a los usuarios finales.

La principal ventaja de la externalización es que permite a las empresas concentrarse en su actividad principal, garantizando al mismo tiempo un alto nivel de disponibilidad y seguridad de sus sistemas de información. Todo ello con un presupuesto inferior al necesario para prestar estos servicios internamente.

¿Qué servicios ofrece la externalización informática en general?

Como ya se ha dicho, los contratos de externalización informática no son uniformes ni están grabados en piedra. Difieren, evolucionan y, evidentemente, se celebran en función de las necesidades expresadas por los clientes.

De un proveedor de servicios a otro, la oferta suele incluir lo siguiente.

En primer lugar, está el aspecto del desarrollo. El proveedor de servicios puede ayudarle a crear, alojar y mantener su sitio web, aplicaciones y programas informáticos, ya sean de uso interno o externo.

La empresa encargada de gestionar su infraestructura informática también puede ayudarle a gestionar y almacenar sus bases de datos, y a configurar y mantener sus servidores.

En términos prácticos y pragmáticos, un proveedor de servicios de este tipo también puede proporcionar apoyo para la adquisición y el seguimiento de los equipos informáticos que tus empleados necesitan para expresar su talento: ordenadores, teléfonos, tabletas, ratones, teclados, proyectores, impresoras, etc.

Y para garantizar que todas estas máquinas puedan oírse y comunicarse entre sí, su proveedor de servicios también puede tomar las medidas necesarias -incluida la instalación- para proporcionarte una red estable y de alta calidad.

En definitiva, tu especialista en externalización informática debe vigilar de cerca la actualización periódica de su infraestructura informática (software, aplicaciones, servidores, etc.). ¿Y qué tiene que ver el segundo ojo, se preguntaba nuestro atento lector? Es especialmente importante: debe centrarse en la ciberseguridad de su empresa.

Offshore, nearshore, onshore y multifuente: ¿Qué debes elegir para tu externalización informática?

A la hora de suscribir un contrato de externalización informática en colaboración, surge inevitablemente una pregunta: ¿con qué tipo de empresa debo firmar? ¿Debo recurrir a la externalización para reducir drásticamente los costes? ¿O bien onshore? Pero, ¿es siempre tan interesante?

Para entender mejor los cómos y los porqués de estas distintas alternativas, conviene ponerse un poco en antecedentes.

Ventajas e inconvenientes de la deslocalización

Para entender mejor los cómos y los porqués de estas distintas alternativas, conviene ponerse un poco en antecedentes.

Como habrá adivinado, la principal razón para recurrir a servicios deslocalizados es el coste total. El coste suele ser mucho menor, dados los niveles salariales de los países en cuestión, como India o Madagascar, por ejemplo. Otra ventaja de la externalización al extranjero es la posibilidad de recurrir a competencias que no tendríamos, o que nos resultaría más difícil aprovechar, en casa. Y debido a los diferentes horarios de trabajo, a menudo es posible estar en contacto con su agencia 24 horas al día, 7 días a la semana.

Pero todas estas ventajas tienen su lado negativo. Por ejemplo, hay dificultades de comunicación. Pueden surgir problemas por diferencias lingüísticas o culturales, sobre todo en cuanto a la ética del trabajo. Como las normativas difieren de un país a otro, también puede tener que enfrentarse a problemas de normas, debido a la falta de conocimientos. La calidad general de los servicios no estará a la altura de sus expectativas, y su sueño de externalización estará más cerca de ser un lío perdido que una batalla ganada.

Ventajas y desventajas del nearshore

Para limitar las diferencias culturales y mantener los costes bajos, también puede considerar la externalización nearshore. Con esto nos referimos a subcontratar tareas a proveedores de servicios que trabajen en países cercanos o limítrofes al suyo: Marruecos, Europa del Este, etc.

Aunque las diferencias culturales son menos problemáticas, no hay que ignorar el problema de los horarios de trabajo y los tiempos de respuesta más largos. Y como en el caso de la externalización, habrá que establecer protocolos de seguridad -y aplicarlos seriamente- para evitar peligrosas brechas de seguridad.

Ventajas e inconvenientes del onshore

Como su nombre indica, la externalización informática onshore implica trabajar con una empresa situada en el mismo país que su negocio. Por el lado positivo, esto significa armonía cultural y la facilidad de hablar el mismo idioma. En conjunto, destacan dos ventajas: la proximidad geográfica, que facilita la intervención física en caso de necesidad, y la seguridad de disponer de una infraestructura informática conforme a las normas del país.

En cuanto al presupuesto, la factura será más elevada. En comparación con los servicios internos, el ahorro de costes seguirá siendo sustancial, pero menor que en otros países. Contrariamente a la primera idea que viene a la mente, la proximidad geográfica no siempre es garantía de rapidez de respuesta. De hecho, a veces son más largos, debido a la gran demanda y a la tensión del mercado.

Ventajas e inconvenientes de la subcontratación múltiple

Ante estas tres posibilidades, puede resultar tentador comparar precios y elegir la opción "un poco de todo". Sobre el papel, puede ser una opción muy atractiva. Combinando las ventajas de cada fórmula, se puede optimizar el conjunto de competencias, vigilar la normativa, limitar los costes y ganar en calidad/flexibilidad, todo al mismo tiempo.

Puede parecer un sueño, pero es importante entender que requiere una organización muy unida, o se corre el riesgo de implosionar. También implica riesgos de seguridad adicionales, ya que se multiplica el número de participantes y, por tanto, de posibles errores. Por último, es fácil imaginar que determinadas situaciones llevarán a sus distintos proveedores de servicios a trabajar juntos en un problema puntual. Los problemas de comunicación y el ping-pong de responsabilidades están destinados a hacerle perder la cabeza.

A fin de cuentas, lo tiene claro: hay que encontrar el mejor compromiso y ser inflexible, sea cual sea el lugar.

Principales ventajas de la externalización informática para PYME y empresas de nueva creación

Aunque las desventajas de externalizar la infraestructura informática pueden asustar a algunos, conviene recordar que este enfoque tiene una serie de ventajas, sobre todo para las empresas de nueva creación y las PYME:

• Hardware de última generación garantizado.
• Actualizaciones constantes de software.
• Ciberseguridad bien controlada.
• Condiciones de trabajo óptimas para los empleados en términos de equipamiento informático.
• Mayor agilidad en los costes. La externalización informática es ideal para las empresas cuya tesorería puede fluctuar mucho, como las empresas de nueva creación y las pequeñas PYMES. En caso de contratiempo, es fácil reducir costes de un mes para otro, a diferencia de la externalización.
• Obtención de competencias especializadas que son difíciles, si no imposibles, de financiar internamente.
• La comodidad de tener un equipo que se mantiene al día. Para conseguir el mismo efecto internamente, necesitaría añadir un presupuesto de formación sustancial a su nómina.
• Rapidez de aplicación. A diferencia de la contratación, que puede llevar mucho tiempo, sobre todo en el sector del desarrollo de software (debido al aumento de los salarios de los informáticos y a la guerra por los talentos), el lanzamiento de una colaboración de externalización suele ser cuestión de unas pocas semanas como máximo.
• La alegría de concentrarse en lo esencial: ¡su empresa, sus clientes, sus ofertas, su rentabilidad!
• La ventaja de una mayor capacidad de reacción en comparación con el personal interno, cuyos recursos de tiempo pueden ser limitados. Por no mencionar el hecho de que las bajas por enfermedad y las excedencias pueden suponer una pérdida de tiempo muy valiosa a la hora de poner en marcha determinadas acciones.

Posibles desventajas

Aunque ya hemos hablado de las diferencias en la ética laboral, la cultura, el idioma y los problemas de disponibilidad, la externalización de TI puede revelar a veces otros obstáculos.

• Dependencia: las empresas pueden volverse dependientes de su proveedor de servicios de externalización de TI, lo que puede causar problemas de continuidad del negocio en caso de incumplimiento del contrato.
• Pérdida de oportunidades: al externalizar determinadas tareas, las empresas pueden perder oportunidades de mejorar sus sistemas informáticos o descubrir necesidades no cubiertas.
• Falta de transparencia: las empresas pueden no tener una visión completa de los procesos y sistemas gestionados por su proveedor de externalización informática, lo que puede impedirles tomar decisiones con conocimiento de causa.
• Falta de comprensión de las necesidades: es posible que los proveedores de externalización de TI no comprendan las necesidades específicas de la empresa, lo que puede dar lugar a una mala gestión de los sistemas y procesos.
• Riesgos de seguridad: tanto si se trata de intervención remota como de alojamiento compartido, los riesgos de errores y de acceso a los datos aumentan si no se establecen protocolos serios.
• Riesgos financieros: malinterpretar las tareas a realizar o los servicios estipulados en el contrato puede dar lugar a importantes costes ocultos y facturas elevadas.

Algunas buenas prácticas para firmar su contrato de externalización informática sin miedo

Una vez sopesados los "pros" y los "contras", le toca a usted tomar una decisión. Si está decidido a subcontratar, aquí tiene unas cuantas buenas prácticas para evitar sorpresas desagradables por el camino...

• Elabore de antemano una especificación exhaustiva de sus necesidades, para que su colaboración sea lo más clara posible.
• Dedique tiempo a estudiar los costes de su proveedor de servicios y qué incluyen exactamente, en qué marco y en qué plazo.
• Dedique tiempo a explicar detalladamente a la empresa responsable de su infraestructura informática a qué se dedica su empresa. Pídales que incorporen estos conocimientos a su trabajo. Comprender su negocio es la clave para ser proactivo y anticiparse a lo que hay que hacer.
• Dé preferencia a un contacto dedicado, ya sea dentro de la empresa o en el proveedor de externalización.
• Establezca un canal de comunicación dedicado con las distintas personas implicadas en estos asuntos para que pueda mantener un registro completo de sus intercambios (en Slack, Zoom, etc.) en caso de incidente.
• Asegúrate de que tu proveedor de servicios está debidamente asegurado y de que el contrato te protege en términos de indemnización en caso de error por su parte.
• Vigila de cerca las acciones puestas en marcha para intervenir rápidamente en caso de problema, ¡y no delegues al 100%! Un ojo informático a su lado es sin duda la mejor opción para obtener la máxima eficacia.

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