5 cosas que debe saber sobre la contabilidad de caja

¿Qué es la contabilidad de caja?

La contabilidad de caja consiste en registrar los flujos de caja únicamente en el momento de los cobros y los desembolsos, distinguiendo entre las formas de pago y la naturaleza de las transacciones realizadas por tu empresa. La contabilidad de caja es un método de registro contable que tiene en cuenta los flujos de tesorería procedentes de las actividades de explotación, de inversión y de financiación. Por consiguiente, el documento básico de la contabilidad de caja es el extracto bancario.

Los créditos y débitos pendientes no se reconocen hasta el final del ejercicio, generalmente el 31 de diciembre. Por lo tanto, es necesario registrar todas las facturas de clientes y todas las facturas de gastos que no se hayan pagado en la fecha del balance.

La contabilidad de flujos de tesorería se utiliza para elaborar el estado de flujos de tesorería, que es uno de los tres estados contables fundamentales: el balance, la cuenta de resultados y el estado de flujos de tesorería.

La contabilidad de caja es un principio muy sencillo y rápido. De hecho, el estado de flujo de caja sólo registra los importes de los desembolsos o cobros de efectivo, es decir, cuando se registran las ventas cada vez que paga un cliente y las compras cada vez que paga un proveedor. Por consiguiente, si el flujo de caja no se paga ni se recibe, no debe aparecer en las cuentas de flujo de caja.

¿A quién beneficia la contabilidad de caja?

No todas las empresas pueden utilizar la contabilidad de caja. De hecho, sólo las empresas clasificadas como BIC y BNC pueden utilizarla.

- La contabilidad de caja para las empresas BIC

Las empresas sujetas al impuesto sobre actividades económicas (BIC) sólo están autorizadas a llevar una contabilidad de caja si son empresas comerciales, industriales o artesanales o empresas sujetas al régimen simplificado del impuesto sobre la renta real (RSI), ya sea como opción o de pleno derecho.

Sin embargo, la contabilidad de caja sólo se aplica temporalmente. Por tanto, las empresas BIC pueden utilizar la contabilidad de caja durante todo el ejercicio, pero al final del mismo deben utilizar la contabilidad de ejercicio.

La ley impone más limitaciones si la empresa se encuentra en la categoría BIC del régimen normal de imposición real (RNI): en este caso, es obligatorio llevar una contabilidad de compromiso y no es posible llevar una contabilidad de caja durante el ejercicio.

• Contabilidad de caja para las empresas BNC

Las empresas sujetas al régimen de declaración controlada de los beneficios no comerciales (BNC) están obligadas a llevar una contabilidad de caja. No obstante, pueden optar por la contabilidad de ejercicio en caso necesario, aunque no les resulte ventajosa.

Las profesiones liberales tributan en la categoría de beneficios no comerciales, por lo que los beneficios se contabilizan únicamente sobre la base de los créditos pagados por los clientes y los gastos pagados a los proveedores.

En resumen, las siguientes empresas pueden optar por la contabilidad de caja:

• Empresarios individuales con beneficios no comerciales (BNC)
• Sociedades no comerciales sujetas al impuesto sobre la renta (en lugar del impuesto de sociedades)
• Comités de empresa, asociaciones

¿Cómo funciona la contabilidad de caja?

La contabilidad de caja simplifica la contabilidad al director de la empresa. Durante el ejercicio, sólo se registran los flujos de caja, con desembolsos y cobros cada vez que un proveedor realiza un pago o se liquida una venta con un cliente.

Al final del ejercicio, se registran los débitos y créditos. Para ello, deben registrarse todas las facturas de gastos impagados en la fecha del balance y todas las facturas de clientes. Éstas se liquidarán en el ejercicio siguiente.

Las ventajas de la contabilidad de caja

• La contabilidad de caja tiene muchas ventajas. Ahorra una cantidad considerable de tiempo en la actualización y sincronización de datos, siempre que el seguimiento sea regular y se domine el proceso de registro de los flujos de caja reales. Los programas de contabilidad permiten consultar directamente los extractos bancarios, lo que reduce el trabajo de introducción de datos.
• Otra ventaja de la contabilidad de caja es que simplifica el archivo de los documentos contables. Todo lo que hay que hacer es relacionar las ventas y las compras con el extracto bancario cada mes en orden cronológico.
• La contabilidad de caja también proporciona una imagen más clara de los recursos aún disponibles. Los datos de la contabilidad de caja son fiables y reales. Gracias a esta visibilidad de las entradas y salidas de efectivo, es posible optimizar estas fuentes de ingresos y los principales gastos, y mejorar así la estrategia de la empresa.

Desventajas de la contabilidad de caja

Sin embargo, la contabilidad de caja tiene algunas desventajas.

• La contabilidad de caja sólo tiene en cuenta los cobros y desembolsos en efectivo, por lo que puede resultar complicada para el director de la empresa cuando, al final del ejercicio, se han realizado gastos importantes que aún no se han pagado. Por tanto, no se deducirán de los beneficios y no contribuirán a las obligaciones fiscales y de seguridad social del empresario.
• Otra desventaja de la contabilidad de caja es que hace más compleja la gestión fiscal. Cuando una empresa lleva una contabilidad de caja, sólo tiene en cuenta los desembolsos y cobros en efectivo. Cuando hay que declarar las operaciones en relación con los débitos (fecha de facturación) y elaborar las declaraciones mensuales del IVA, la gestión fiscal se complica mucho. Por eso se aconseja a las empresas que llevan una contabilidad de caja que adopten un sistema simplificado, lo que significa que las declaraciones se hacen al final del ejercicio contable, cuando se registran los débitos y créditos pendientes.
• A veces, el balance o la cuenta de pérdidas y ganancias no reflejan el desarrollo exacto del ejercicio, porque algunas operaciones aún no se han registrado. Por ello, hay que controlar al mismo tiempo las facturas de compras y ventas que aún no se han liquidado.